Dieses Dokument behandelt die folgenden Themen:
Wenn Sie eine Besprechung planen, können Sie die Kalender aller eingeladenen Teilnehmer nach freier Zeit durchsuchen. Die gemeinsame freie Zeit wird angezeigt, und Sie können den Zeitpunkt wählen, der Ihnen am Besten passt.
Wenn bei Ihnen der Transport Service installiert ist, können Sie auch Teilnehmer von anderen Con-nect-Knoten zu einer Besprechung einladen. Wenn Sie nach freier Zeit suchen, werden die Kalender dieser Teilnehmer jedoch nicht durchsucht.
Die Einladungen zu der Besprechung erscheinen in den Posteingangsfächern aller eingeladenen Teilnehmer, und die Teilnehmer müssen nur noch ankreuzen, ob Sie zusagen oder absagen; sie können auch eine Antwort auf die Einladung senden. Sobald ein Teilnehmer zusagt, wird die Besprechung automatisch in seinen Kalender eingetragen. Ein Teilnehmer hat auch die Möglichkeit abzusagen und die Besprechung trotzdem in seinen Kalender einzutragen. Das bedeutet, dass der Teilnehmer auch alle Besprechungsänderungen erhält. Ein Teilnehmer hat auch die Möglichkeit abzusagen und die Besprechung nicht in seinen Kalender einzutragen. In diesem Fall erhält er keine Besprechungsänderungen.
Die benötigten Arbeitsmittel (zum Beispiel ein Besprechungszimmer oder ein Projektor) können auch reserviert werden. Sie können jedoch kein Arbeitsmittel reservieren, das sich auf einem anderen Con-nect-Knoten befindet. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Arbeitsmittel.
Die Besprechung ist ein Kalendereintrag, der auch in der Kalenderinformation des Con-nect-Menüs erscheint.
Geben Sie die folgende Befehlsfolge in der Befehlszeile eines beliebigen Con-nect-Schirms ein:
Besprechung EINGEBEN
Daraufhin erscheint der "Besprechung Eingeben"-Schirm.
11:40 * * * C O N - N E C T 3 * * * 25.Jul.2002
Buero LS Besprechung Eingeben Donnerstag
Teilnehmer ____________________________________________________________
Gewaehlt 0 Eingeladen 0 Freie Zeitspanne suchen _
Datum von ___________ bis ___________ Keine Zeitbelegung _
Uhrzeit von ________ bis ________ Separate Eintraege pro Tag _
Betreff ____________________ Eingeben trotz vorhandener Termine _
Kalender pruefen __ Tage vorher/nachher
Ort ____________________________________________________________
Agenda ________________________________ Editor _ Agenda kopieren _
Beschreibung ____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
Suchbegriffe _______________ _______________ _______________
_______________ _______________ _______________
Persoenlich _ oder Berechtigung zum Lesen 9 Aendern 9 Kopieren 9 Drucken 9
Angaben ergaenzen und zum Eingeben EINGABE druecken
Befehl / /
Enter-PF1---PF2---PF3---PF4---PF5---PF6---PF7---PF8---PF9---PF10--PF11--PF12---
Hilfe Menue Beend Post Memo Fach Dokum Notiz Kalen Funkt Letzt BefZe
|
Geben Sie im "Besprechung Eingeben"-Schirm - zusätzlich zu den Eingaben, die Sie in jedem "Objekt Eingeben"-Schirm machen müssen (siehe Die "Eingeben"-Schirme) - die folgenden Informationen ein:
- Teilnehmer
Die Namen der Teilnehmer, die Sie einladen wollen. Die Teilnehmer müssen durch je ein Leerzeichen voneinander getrennt werden.
Wenn der Transport Service installiert ist, können Sie auch Teilnehmer von anderen Con-nect-Knoten einladen. Sie können jedoch kein Arbeitsmittel reservieren, das sich auf einem anderen Con-nect-Knoten befindet.
Sie können eine beliebige Kombination aus folgendem eingeben:
Nachname;
Nachname, gefolgt vom Vornamen und durch ein Komma getrennt;
Teilnehmerkennzeichen;
Rufname (aus Ihrem persönlichen Adressbuch);
Bürokennzeichen;
Verteiler; und
Arbeitsmittel.
Wenn Sie einen Nachnamen in dieser Zeile eingeben, und es mehrere Teilnehmer mit demselben Namen gibt, erscheint ein Fenster mit einer Liste dieser Teilnehmer. Sie müssen dann den (die) gewünschten Teilnehmer mit einem beliebigen Zeichen markieren und EINGABE drücken.
Wenn Sie nach freier Zeit suchen und von Con-nect aufgefordert wurden, das "Eingeben trotz vorhandener Termine"-Feld zu markieren, können Sie Ihren eigenen Namen (oder Teilnehmerkennzeichen) ebenfalls in dieser Zeile eingeben, damit auch Ihr Kalender nach freier Zeit durchsucht wird. Wenn Sie die Einladungen mit dem Befehl BESTAETIGEN versenden, erhalten Sie jedoch keine Einladung, da Sie der Initiator dieser Besprechung sind.
Sie können einen Stern (*) in der "Teilnehmer"-Zeile eingeben, um das Empfängerauswahlfenster anzuzeigen. Zuerst müssen Sie jedoch ein Datum und einen Betreff für die Besprechung eingeben. Mit dem Befehl BEENDEN schließen Sie das Empfängerauswahlfenster wieder. Informationen über das Empfängerauswahlfenster finden Sie im Abschnitt Empfänger auswählen.
Sie können auch den Namen eines Arbeitsmittels eingeben. Arbeitsmittel werden genauso wie andere Teilnehmer behandelt; Con-nect benachrichtigt den Administrator des eingeladenen Arbeitsmittels. Wenn Sie den Namen eines Arbeitsmittels nicht kennen, können Sie das Empfängerauswahlfenster aufrufen und in dem Feld rechts neben "Blaettern auf" ein A (für Arbeitsmittel) eingeben, um alle vorhandenen Arbeitsmittel anzuzeigen. Weitere Informationen über Arbeitsmittel finden Sie im Abschnitt Arbeitsmittel.
- Freie Zeitspanne suchen
Optional - wenn Sie dieses Feld mit einem beliebigen Zeichen markieren, sucht Con-nect in den Kalendern aller eingeladenen Teilnehmer (außer denen auf einem anderen Con-nect-Knoten) nach gemeinsamer freier Zeit in dem von Ihnen spezifizierten Zeitraum. Weitere Informationen finden Sie unter Suche nach freier Zeit.
- Datum von
Das Startdatum der Besprechung.
Wenn Sie nach freier Zeit suchen, müssen Sie den Tag eingeben, mit dem die Suche beginnen soll.
Sie müssen Tag, Monat und (optional) Jahr in der Reihenfolge eingeben, wie sie in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms angezeigt werden. Wenn Sie den Namen des Monats abkürzen (indem Sie nur die ersten Buchstaben des Monatsnamens eingeben), müssen Sie darauf achten, dass die Abkürzung eindeutig ist.
- bis
Optional - das Enddatum der Besprechung.
Wenn Sie nach freier Zeit suchen, müssen Sie den Tag eingeben, mit dem die Suche enden soll.
- Keine Zeitbelegung
Optional - wenn Sie dieses Feld mit einem beliebigen Zeichen markieren, wird die angegebene Zeitspanne nicht in Ihrem Kalender reserviert. Das heißt, wenn ein anderer Teilnehmer Sie zu einer Besprechung einlädt und Ihren Kalender durchsucht, wird diese Zeit nicht als reserviert gekennzeichnet.
Mit dieser Funktion können Sie andere Teilnehmer zu einer Besprechung einladen, ohne dass Sie selbst an der Besprechung teilnehmen müssen.
Wenn dieses Feld markiert ist, überprüft Con-nect Ihren Kalender nicht auf parallele Einträge (d.h. wenn es parallele Einträge mit Zeitbelegung gibt, werden Sie nicht aufgefordert, das "Eingeben trotz vorhandener Termine"-Feld zu markieren).
Vorsicht:
Ein Zeitraum wird nur dann reserviert, wenn Sie eine Start- und Endzeit eingeben, und wenn Sie das "Keine Zeitbelegung"-Feld nicht markiert haben.- Uhrzeit von
Die Startzeit der Besprechung.
Wenn Sie nur eine Startzeit eingeben (und keine Endzeit), wird diese Zeit nicht reserviert. Das heißt, wenn ein anderer Teilnehmer Sie zu einer Besprechung einlädt und Ihren Kalender durchsucht, wird diese Zeit nicht als belegt erkannt.
Wenn Sie eine Endzeit eingeben, aber keine Startzeit, wird automatisch 0:00 Uhr als Startzeit eingetragen.
Wenn Sie das AM/PM-Zeitformat benutzen, trägt Con-nect 12:01 AM als Startzeit ein.
- bis
Optional - die Endzeit der Besprechung.
Wenn Sie keine Start- und Endzeit eingeben, trägt Con-nect automatisch den Zeitraum von 0:00 Uhr bis 23:59 Uhr ein. Wenn Sie das AM/PM-Zeitformat benutzen, trägt Con-nect den Zeitraum von 12:01 AM bis 11:59 PM ein.
- Separate Eintraege pro Tag
Optional - wenn die Besprechung über mehrere Tage geht, können Sie dieses Feld mit einem beliebigen Zeichen markieren, um für jeden Tag nur den eingegebenen Zeitraum zu reservieren.
Wenn Sie dieses Feld markieren und die Startzeit später als die Endzeit ist, wird der Zeitraum ebenfalls reserviert. Wenn Sie zum Beispiel den Zeitraum vom 6. Juni 20:00 Uhr bis zum 7. Juni 2:00 Uhr eingeben, werden zwei (!) Tage für die eingegebene Zeit reserviert (die Besprechung beginnt abends und endet zwei Stunden nach Mitternacht).
Wenn Sie dieses Feld nicht markieren, wird der gesamte Zeitraum reserviert (beginnend mit der Startzeit des ersten Tages und endend mit der Endzeit des letzten Tages).
- Betreff
Der Betreff der Besprechung.
Eines der folgenden Felder muss ausgefüllt werden: Betreff, Ort oder Beschreibung. Da der Betreff in der Kalenderinformation des Con-nect-Menüs und in den Kalenderschirmen zur Identifizierung der Besprechung dient, sollten Sie immer einen Betreff eingeben.
- Eingeben trotz vorhandener Termine
Optional - wenn Sie dieses Feld mit einem beliebigen Zeichen markieren, können Sie parallele Einträge mit Zeitbelegung in Ihrem Kalender vornehmen. In diesem Fall überprüft Con-nect Ihren Kalender nicht auf bereits vorhandene Einträge.
"Vorhandene Termine" sind die Einträge, die in Ihrem Kalender Zeit belegen (d.h. diese Einträge haben eine Endzeit und das "Keine Zeitbelegung"-Feld wurde nicht markiert).
Wenn Sie dieses Feld nicht markieren, können Sie nur eine parallele Besprechung in Ihren Kalender eintragen, die keine Zeit belegt (d.h. eine Besprechung, die nur eine Startzeit und keine Endzeit hat; oder wenn das "Keine Zeitbelegung"-Feld markiert wurde).
Wenn Sie dieses Feld nicht markiert haben und in Ihrem Kalender bereits parallele Besprechungen oder Termine mit Zeitbelegung vorhanden sind (vorausgesetzt dass Sie das "Keine Zeitbelegung"-Feld nicht markiert haben), werden Sie von Con-nect aufgefordert, dieses Feld zu markieren.
- Kalender pruefen
Optional - geben Sie die Anzahl der Tage vor und nach dem Besprechungsdatum ein, um all Ihre Kalendereinträge (Besprechungen, Termine, Merker und Erledigungen) in diesem Zeitraum anzuzeigen. Siehe Kalender prüfen.
- Ort
Optional - der Ort, an dem die Besprechung stattfinden soll.
- Agenda
Optional - der Name der Agenda. Wenn Sie einen Namen in dieser Zeile eingeben. müssen Sie auch eines der folgenden Felder markieren:
Editor
Wenn Sie dieses Feld markieren, wird der Name in der "Agenda"-Zeile als Name für die neue Agenda benutzt. Der Con-nect-Editor wird aufgerufen und Sie können den Text für Ihre Agenda eingeben. Ausführliche Informationen zum Con-nect-Editor finden Sie unter Textverarbeitung. Die Agenda kann nur über die Besprechung aufgerufen werden, für die sie erstellt wurde. Sie wird nicht als Dokument abgelegt.Agenda kopieren
Wenn Sie dieses Feld markieren, muss der Name in der "Agenda"-Zeile der Name eines existierenden Dokuments in Ihrem Büro sein.Wenn Sie sich bei dem Namen nicht sicher sind, können Sie einen Stern (*) in der "Agenda"-Zeile eingeben (wenn Sie ein Dokument mit bestimmten Anfangsbuchstaben suchen, können Sie zum Beispiel auch "BIN*" eingeben) und EINGABE drücken. Markieren Sie das gewünschte Dokument mit einem beliebigen Zeichen und drücken Sie EINGABE.
Die Agenda ist lediglich eine Kopie eines Dokuments. Wenn Sie das Originaldokument AENDERN, wird die Agenda nicht geändert.
Nachdem die Agenda definiert wurde, ändert sich der Name des Feldes "Agenda kopieren" in "Agenda zeigen". Jetzt können Sie die Agenda anzeigen, indem Sie das "Agenda zeigen"-Feld markieren.
Wenn Sie die Agenda umbenennen wollen, müssen Sie lediglich einen neuen Namen in der "Agenda"-Zeile eingeben.
Wenn Sie eine andere Agenda definieren wollen, müssen Sie zuerst den Namen der aktuellen Agenda löschen. Hierzu überschreiben Sie den Namen der Agenda mit Leerzeichen und drücken EINGABE. Anschließend werden Sie in einem Fenster gefragt, ob Sie die Agenda löschen oder entfernen wollen. Wenn Sie die Agenda zu entfernen, wird sie als Dokument im Standardfach abgelegt.
- Beschreibung
Optional - Information über die Besprechung. Diese Information kann von allen Teilnehmern gelesen werden.
- Suchbegriffe
Optional - Sie können bis zu sechs Suchbegriffe eingeben. Sie können diese Suchbegriffe später zusammen mit dem Befehl SUCHEN benutzen, um Besprechungen zu lokalisieren (siehe Suchen).
- Persoenlich
Optional - wenn Sie dieses Feld mit einem beliebigen Zeichen markieren, wird die Besprechung nicht in den Kalendern der Teilnehmer mitangezeigt, die auf Ihr Büro Zugriff haben (bei der Mitanzeige der Kalendereinträge von anderen Teilnehmern). Oder, die Besprechung wird nicht angezeigt, wenn wenn ein Teilnehmer mit der Befehlsfolge "Buero buerokennzeichen BENUTZEN" auf Ihr Büro zugreift.
Wenn Sie das "Kalender prüfen"-Feld markiert haben, finden Sie im Abschnitt Kalender prüfen Informationen zur weiteren Vorgehensweise.
Ansonsten drücken Sie EINGABE, um den "Besprechung Aendern"-Schirm aufzurufen und die Besprechung in Ihren Kalender einzutragen.
Sie arbeiten jetzt mit Version 1 der Einladung (die Versionsnummer wird unter dem Schirmname angezeigt). Da die Einladung noch nicht gesendet wurde, steht neben dem Schirmnamen "In Arbeit". Sobald die Einladung versendet wurde, wird die Versionsnummer mit jeder weiteren Änderung hochgesetzt. Solange Sie die Einladung nicht versenden, können Sie alle Angaben verändern, ohne dass sich die Versionsnummer ändert. Weitere Informationen finden Sie bei der Beschreibung des Befehls AENDERN in diesem Abschnitt.
Wenn einer der eingegebenen Teilnehmer eine Empfangsmeldung eingeschaltet hat (siehe Empfangsmeldung), wird die Empfangsmeldung in einem Fenster angezeigt, sobald Sie EINGABE drücken oder den Befehl BESTAETIGEN eingeben. In diesem Fall müssen Sie nochmals EINGABE drücken, um das Fenster wieder zu schließen.
Anmerkung:
Die in der Empfangsmeldung definierten Cc-Empfänger erhalten keine
Kopie der Einladung.
Wenn Sie den Namen eines anderen Con-nect-Knotens in der "Teilnehmer"-Zeile eingegeben haben und der Name des Teilnehmers auf diesem Knoten noch nicht definiert wurde, erscheint ein Fenster sobald Sie EINGABE drücken. In diesem Fenster müssen Sie den Teilnehmer auf dem anderen Con-nect-Knoten definieren. Siehe Externe Con-nect-Knoten.
Die Anzahl der Teilnehmer wird neben "Gewaehlt" angezeigt. Wenn Sie die Teilnehmerliste überprüfen oder Teilnehmer wieder von der Liste streichen wollen, können Sie den Befehl EMPFAENGER eingeben, um den "Empfaenger von (Besprechungsname)"-Schirm aufzurufen (mit dem Befehl BEENDEN kehren Sie wieder zum "Besprechung Aendern"-Schirm zurück).
Anmerkungen:
Wenn Sie das "Freie Zeitspanne suchen"-Feld markiert haben, finden Sie im Abschnitt Suche nach freier Zeit Informationen zur weiteren Vorgehensweise.
Wenn Sie das "Freie Zeitspanne suchen"-Feld nicht markiert haben, geben Sie den folgenden Befehl ein, um die Einladungen zu versenden:
BESTAETIGEN
Jeder eingeladene Teilnehmer findet eine Einladung in seinem Posteingangsfach vor. Wenn ein Teilnehmer die Zusage zur Besprechung erteilt, wird dessen Kalender automatisch aktualisiert. Ein Teilnehmer hat auch die Möglichkeit abzusagen und die Besprechung trotzdem in seinen Kalender einzutragen. Wenn eine Besprechung geändert wird (siehe die Beschreibung des Befehls AENDERN in diesem Abschnitt), erhält er in diesem Fall alle geänderten Einladungen. Ein Teilnehmer hat auch die Möglichkeit abzusagen und die Besprechung zu stoppen. In diesem Fall erhält er die geänderten Einladungen nicht. Siehe Einladung zu einer Besprechung erhalten.
Anmerkungen:
Bevor Sie die Einladungen zu einer Besprechung versenden, können Sie nachsehen, ob es zum angegebenen Zeitpunkt bereits Einträge in Ihrem Kalender gibt. Dies können Sie auch, bevor Sie eine Einladung annehmen oder eine Besprechung ändern oder absagen.
Geben Sie im "Kalender prüfen"-Feld die Anzahl der Tage an, die vor und nach dem Besprechungsdatum angezeigt werden sollen und drücken Sie EINGABE.
15:45 * * * C O N - N E C T 3 * * * 12.Jan.2000
Buero LS Kalender pruefen von 24.Feb.2000 bis 15.Mae.2000 Mittwoch
Agenda
Bef Tag Datum Beginn Ende Typ Betreff Notiz Kalender
--- --- ----------- -------- -------- ----- ------------------------- --------
__ Mon 6.Mae.2000 15:00 17:00 B Planung
__ Mon 13.Mae.2000 10:00 23:59 ? B * Reise
__ Die 14.Mae.2000 0:00 23:59 ? B < Reise
Geben Sie die Anfangsbuchstaben der unten gezeigten Befehle ein
Befehl / /
Absagen Aendern Antworte Ausgabe Drucken Empfaeng Info Kopieren Oben
Storno Zeigen
|
Der "Kalender prüfen"-Schirm zeigt alle Besprechungen, Termine, Merker und Erledigungen chronologisch an. Dies sind die Kalendereinträge, die Sie selbst eingeben haben und die Besprechungen zu denen Sie eingeladen wurden (d.h. Besprechungen, bei denen Sie zugesagt haben oder Besprechungen, die Sie abgesagt haben, aber trotzdem in Ihren Kalender übernommen haben). Konkurrierende Einträge und Besprechungen, die in Arbeit sind, sind optisch hervorgehoben. Eine Beschreibung der Spalten und der Befehlsanzeige finden Sie im Abschnitt Besprechungen verwalten.
Geben Sie den Befehl BEENDEN ein, um das vorhergehende Fenster wieder anzuzeigen.
Wenn bei Ihnen der Transport Service installiert ist, können Sie auch Teilnehmer von anderen Con-nect-Knoten zu einer Besprechung einladen. Wenn Sie nach freier Zeit suchen, werden die Kalender dieser Teilnehmer jedoch nicht durchsucht.
Wenn Sie nach freier Zeit suchen und die Besprechung über mehrere Tage geht, wird der gesamte Zeitraum durchsucht, beginnend mit der Startzeit am ersten Tag und endend mit der Endzeit am letzten Tag.
Anmerkung:
Intern arbeitet Con-nect nur mit Zeitscheiben, die aus 5 Minuten
bestehen (d.h. jede Stunde hat 12 Zeitscheiben).
Wenn Sie nach freier Zeit suchen, wird die Startzeit auf die nächsten 5 Minuten aufgerundet; die Endzeit wird auf die vorhergehenden 5 Minuten abgerundet. Wenn Sie zum Beispiel den Zeitraum von 9:37 Uhr bis 10:53 Uhr eingeben, sucht Con-nect nur zwischen 9:40 Uhr und 10:50 Uhr nach den Stunden und/oder Minuten, die Sie eingegeben haben. Hierdurch wird sichergestellt, dass Con-nect keinen Zeitraum vorschlägt, der vor der von Ihnen spezifizierten Zeit beginnt und/oder nach der von Ihnen spezifizierten Zeit endet.
Anmerkung:
Wenn Sie im oben genannten Beispiel nach 1 Stunde und 15 Minuten
suchen, wird keine freie Zeit gefunden, da Con-nect den Zeitraum auf 1 Stunde
und 10 Minuten abgerundet hat.
Sie können nach maximal 24 Stunden pro Tag suchen. Wenn Sie zum Beispiel den Zeitraum vom 24.April 17:00 Uhr bis zum 26.April 8:00 Uhr in Ihre Suche einschließen und nach 9 freien Stunden suchen, wird nur am zweiten Tag (25.April) freie Zeit gefunden. Der erste und der letzte Tag werden bei der Suche nicht berücksichtigt, weil die Zeiträume an diesen Tagen weniger als 9 Stunden betragen (17:00 Uhr bis Mitternacht am ersten Tag, und Mitternacht bis 8:00 Uhr am letzten Tag).
Wenn Sie das "Freie Zeitspanne suchen"-Feld markiert haben, drücken Sie EINGABE, um die folgenden Felder am oberen Bildschirmrand anzuzeigen (an derselben Stelle, an der sonst die "Teilnehmer"-Zeile erscheint):
- Suchen nach __ Stunden __ Minuten
Sie geben die Dauer der Besprechung in diesen Feldern ein. Sie können nach maximal 24 Stunden pro Tag suchen.
Wenn Sie weniger als 5 Minuten eingeben, wird die Zeit automatisch auf 5 Minuten aufgerundet, da Con-nect nur mit vollen 5 Minuten arbeitet. Wenn Sie zum Beispiel 33 Minuten eingeben, wird die Zeit auf 35 Minuten aufgerundet.
Wenn die Besprechung über mehrere Tage geht und Sie das "innerhalb taeglicher Zeitspanne"-Feld nicht markiert haben, wird der gesamte Zeitraum durchsucht, beginnend mit der Startzeit am ersten Tag und endend mit der Endzeit am letzten Tag.
- innerhalb taeglicher Zeitspanne
Wenn dieses Feld markiert ist, wird an jedem Tag nur der Zeitraum durchsucht, der in den "Uhrzeit"-Feldern eingegeben wurde.
Drücken Sie EINGABE, um die Suche nach freier Zeit zu beginnen.
Con-nect durchsucht die Kalender aller eingeladenen Teilnehmer in dem von Ihnen spezifizierten Zeitraum.
Anmerkung:
Wenn eine große Anzahl von Kalendern durchsucht wird, erscheint von
Zeit zu Zeit eine Information über den Suchprozess in der Meldungszeile.
Wenn die Kalender der eingeladenen Teilnehmer durchsucht werden, wird die Startzeit eines Termins oder einer Besprechung für die Zeit reserviert wurde, auf die vorhergehenden 5 Minuten abgerundet; die Endzeit wird auf die nächsten 5 Minuten aufgerundet. Zum Beispiel, wenn ein Termin um 9:37 Uhr beginnt und um 10:53 Uhr endet, reserviert Con-nect den Zeitraum von 9:35 Uhr bis 10:55 Uhr. Hierdurch wird sichergestellt, dass Con-nect keinen bereits reservierten Zeitraum im Kalender eines anderen Teilnehmers als freie Zeit vorschlägt.
Die folgenden Themen werden unten behandelt:
Wenn bei jedem eingeladenen Teilnehmer freie Zeit gefunden wurde, erscheint das folgende Fenster mit der gemeinsamen freien Zeit für jeden Tag:
10:35 * * * C O N - N E C T 3 * * * 13.Jan.2000
Buero LS Besprechung Aendern (In Arbeit) Donnerstag
Version 1
Suchen nach 2_ Stunden 0_ Minuten +---------------------------------------+
innerhalb taeglicher Zeitspanne X ! Tag Datum Von Bis !
Datum von 15.Feb.2000 to 16.2__ +---------------------------------------+
Uhrzeit von 10:00___ 15:00_ ! __ Die 15.Feb.2000 10:00 14:00 !
Betreff Standards___________ ! __ Mit 16.Feb.2000 10:00 12:30 !
! !
Ort _____________________ ! !
Agenda _____________________ ! !
Beschreibung _____________________ ! !
_____________________ ! !
_____________________ ! !
Notizen 0 ! !
Historie zeigen _ ! !
Suchbegriffe _______________ ____ ! Besprechungstermin eingeben: !
_______________ ____ ! ___________ ________ ________ !
Persoenlich _ oder Berechtigung z +---------------------------------------+
Datum und Uhrzeit angeben oder EINGABE druecken
Befehl / /
Enter-PF1---PF2---PF3---PF4---PF5---PF6---PF7---PF8---PF9---PF10--PF11--PF12---
Hilfe Menue Beend Empf Frmat Funkt Letzt BefZe
|
Anmerkung:
Wenn Sie einen größeren Zeitraum definiert haben und Con-nect die
ersten zehn freien Zeiträume findet, erscheint das oben abgebildete Fenster. Um
mit der Suche fortzufahren, müssen Sie EINGABE drücken.
Markieren Sie einen Tag entweder mit dem Cursor oder mit einem beliebigen Zeichen, um den angezeigten Zeitraum im "Besprechung Aendern"-Schirm einzutragen, oder geben Sie das Datum und die Zeit in den Zeilen am unteren Fensterrand ein (Sie können auch den Befehl BEENDEN eingeben, um das Fenster zu schließen und zum "Besprechung Aendern"-Schirm zurückzukehren und Datum und Tag dort einzugeben):
- Besprechungstermin eingeben
Sie geben das Datum im ersten Feld ein, die Startzeit im zweiten und die Endzeit im dritten Feld.
Wenn die Besprechung über mehrere Tage geht, müssen Sie das Enddatum im "Besprechung Aendern"-Schirm eingeben.
Drücken Sie EINGABE, um das Fenster zu schließen.
Geben Sie den folgenden Befehl ein, um die Einladungen zu versenden:
BESTAETIGEN
Wenn bei einigen der eingeladenen Teilnehmer keine freie Zeit gefunden wurde, erscheint das folgende Fenster:
10:39 * * * C O N - N E C T 3 * * * 13.Jan.2000
Buero LS Besprechung Aendern (In Arbeit) Donnerstag
Version 1
Suchen nach 2_ Stunden 0_ Minuten +---------------------------------------+
innerhalb taeglicher Zeitspanne X ! Tag Datum Von Bis !
Datum von 13.Mae.2000 to 16.Mae +---------------------------------------+
Uhrzeit von 10:00___ 17:00_ ! __ Mon 13.Mae.2000 10:00 17:00 !
Betreff Standards___________ ! __ Die 14.Mae.2000 11:00 16:30 !
! __ Mit 15.Mae.2000 13:00 17:00 !
Ort _____________________ ! Besprechungstermin eingeben: !
Agenda _____________________ ! ___________ ________ ________ !
Beschreibung _____________________ ! !
_____________________ ! Nicht alle Teilnehmer sind frei !
_____________________ ! !
Notizen 0 ! Terminvorschlaege mit * oder ZE !
Historie zeigen _ ! markieren, zum Zeigen der !
Suchbegriffe _______________ ____ ! Kalenderbelegung !
_______________ ____ ! !
Persoenlich _ oder Berechtigung z +---------------------------------------+
Datum und Uhrzeit angeben oder EINGABE druecken
Befehl / /
Enter-PF1---PF2---PF3---PF4---PF5---PF6---PF7---PF8---PF9---PF10--PF11--PF12---
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In dem Fenster werden maximal 3 Vorschläge angezeigt.
Sie können einen bestimmten Tag mit ZE oder einem Stern (*) markieren, um den "Kalenderbelegung"-Schirm für diesen Tag anzuzeigen (siehe unten).
Vorsicht:
Wenn Sie einen bestimmten Tag mit Z (statt mit ZE) markieren,
zeigen Sie den "Kalenderbelegung"-Schirm nicht an, sondern tragen
diesen Tag im "Besprechung Aendern"-Schirm ein (siehe unten).
Markieren Sie einen Tag entweder mit dem Cursor oder mit einem beliebigen Zeichen, um den angezeigten Zeitraum im "Besprechung Aendern"-Schirm einzutragen, oder geben Sie das Datum und die Zeit in den Zeilen am unteren Fensterrand ein (Sie können auch den Befehl BEENDEN eingeben, um das Fenster zu schließen und zum "Besprechung Aendern"-Schirm zurückzukehren und Datum und Tag dort einzugeben):
- Besprechungstermin eingeben
Sie geben das Datum im ersten Feld ein, die Startzeit im zweiten und die Endzeit im dritten Feld.
Wenn die Besprechung über mehrere Tage geht, müssen Sie das Enddatum im "Besprechung Aendern"-Schirm eingeben.
Drücken Sie EINGABE, um das Fenster zu schließen.
Geben Sie den folgenden Befehl ein, um die Einladungen zu versenden:
BESTAETIGEN
Dies ist ein Beispiel für den "Kalenderbelegung"-Schirm:
10:06 * * * C O N - N E C T 3 * * * 22.Okt.97
Buero LS Kalenderbelegung 12.Dez.97 10:00 - 16:00 Mittwoch
Teilnehmer 10..11..12..13..14..15..
--------------------- --------------------------------------------------------
Eshberry,John XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Schmitt,Christine
Waters,Kim XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
Befehl eingeben, PF-Taste druecken oder * zum Zeigen der Befehle
Befehl / /
Enter-PF1---PF2---PF3---PF4---PF5---PF6---PF7---PF8---PF9---PF10--PF11--PF12---
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Die Zahlen rechts neben der "Teilnehmer"-Spalte stehen für die Uhrzeit. Die belegte Zeit jedes Teilnehmers wird durch ein X dargestellt. Jedes große X stellt eine volle Viertelstunde dar. Ein kleines x wird angezeigt, wenn zum Beispiel nur 5 Minuten (d.h. keine volle Viertelstunde) belegt sind.
Um das Datum und die Zeit zu bestimmen, müssen Sie den Befehl BEENDEN eingeben, um das vorhergehende Fenster wieder anzuzeigen.
Wenn überhaupt keine freie Zeit gefunden wurde, erscheint eine Meldung am unteren Bildschirmrand.
Nun können Sie versuchen, einen anderen freien Zeitraum zu finden, indem Sie die Eingaben für Datum und/oder Uhrzeit im "Besprechung Aendern"-Schirm ändern und EINGABE drücken.
Sie können die Einladungen auch versenden (obwohl Sie keine freie Zeit gefunden haben). In diesem Fall müssen Sie die Markierung im "Freie Zeitspanne suchen"-Feld entfernen und nochmals EINGABE drücken. Nun können Sie die Einladungen mit dem Befehl BESTAETIGEN versenden.
Alle Einladungen, die Sie erhalten, kommen in Ihrem Posteingangsfach an.
Wenn Sie eine Einladung für eine geänderte Besprechung anzeigen, erscheint zuerst ein Fenster mit der Änderungsmitteilung. Um das Fenster zu schließen und die Einladung selbst anzuzeigen, müssen Sie EINGABE drücken. Wenn die Einladung angezeigt wird, erscheint die aktuelle Versionsnummer unter dem Namen des Initiators.
Der folgende Schirm erscheint, wenn Sie eine geänderte Einladung anzeigen:
11:19 * * * C O N - N E C T 3 * * * 13.Jan.2000
Buero LS Besprechungsaenderung zeigen von Donnerstag
Eschberg,Georg 14.Mae.2000 11:00
Version 2
Datum von Die 14.Mae.2000 bis Don 16.Mae.2000
Uhrzeit von 11:00 bis 12:00
Betreff Konferenz
Kalender pruefen __ Tage vorher/nachher
Ort Mein Buero
Agenda Agenda zeigen _
Beschreibung Wir sollten unser Vorgehen bei der Konferenz
in Nizza besprechen
Notizen Notiz eingeben _ Notizen zeigen _
Historie zeigen _ Aenderungsmitteilung zeigen _
Zusagen _ Beantworten _ Absagen und Eingeben _
Absagen und Stoppen _
Diese Zeitspanne ist in Ihrem Kalender schon belegt
Befehl / /
Enter-PF1---PF2---PF3---PF4---PF5---PF6---PF7---PF8---PF9---PF10--PF11--PF12---
Hilfe Menue Beend Post Memo Fach Dokum Notiz Kalen Funkt Letzt BefZe
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Wenn die Besprechung in einen Zeitraum fällt, der in Ihrem Kalender bereits belegt ist, erscheint die entsprechende Meldung in der Meldungszeile.
Geben Sie die folgenden Informationen in diesem Schirm ein und drücken Sie EINGABE:
- Kalender prüfen
Geben Sie die Anzahl der Tage vor und nach dem Besprechungsdatum ein, um nachsehen, ob es zu diesem Zeitpunkt bereits Einträge in Ihrem Kalender gibt. Siehe Kalender prüfen.
- Agenda zeigen
Wenn die Einladung eine Agenda enthält, können Sie dieses Feld markieren, um die Agenda anzuzeigen.
Wenn die Agenda angezeigt wird, können Sie sie KOPIEREN oder DRUCKEN.
Wenn Sie die Agenda kopieren, erscheint der "Dokument kopieren"-Schirm. Der Name Ihres Standardfachs wird in der "Fach"-Zeile angezeigt. Der Betreff der Einladung wird in der "Von"-Zeile angezeigt. Der Name des Originaldokuments wird in der ersten Zeile der Beschreibung angezeigt. Wenn die Einladung eine Beschreibung hat, wird sie in den folgenden drei Beschreibungszeilen angezeigt. Weitere Informationen finden Sie bei der Beschreibung des Befehls Kopieren im Abschnitt Dokumente.
Wenn Sie den Befehl DRUCKEN in dem Schirm eingeben, in dem die Agenda angezeigt wird, wird die gesamte Einladung gedruckt. Sie wird gemäß den Kriterien gedruckt, die in Ihrem Teilnehmerprofil (siehe Druckvorgaben) oder mit dem Befehl AUSGABE definiert wurden. Für eine Einladung gilt die folgende Ausnahme: wenn das "Info"-Feld im "Druckvorgaben aendern"-Fenster oder im "Ausgabe am Drucker"-Schirm markiert ist, wird die Anzahl der Teilnehmer und Arbeitsmittel gedruckt, die zugesagt und abgesagt haben sowie die Anzahl der offenen und gestoppten Einladungen.
Nachdem Sie die Agenda gelesen haben, müssen Sie den Befehl BEENDEN eingeben, um wieder zum "Besprechung von Name zeigen"-Schirm zurückzukehren.
- Notiz eingeben
Markieren Sie dieses Feld, wenn Sie eine Notiz an die Einladung heften möchten. Siehe An eine Besprechung geheftete Notizen.
- Notizen zeigen
Wenn Notizen an die Einladung geheftet wurden, können Sie dieses Feld markieren, um die Notizen anzuzeigen.
- Historie zeigen
Markieren Sie dieses Feld, wenn Sie die Historie der Besprechung anzeigen wollen. Dieses Feld wird erst angezeigt, nachdem eine Besprechung geändert wurde (d.h. ab Version 2). Der "Besprechungshistorie zeigen"-Schirm zeigt die Besprechungsversionen in chronologischer Reihenfolge, beginnend mit der neuesten Version.
- Aenderungsmitteilung zeigen
Markieren Sie dieses Feld, wenn Sie die Änderungsmitteilung des Initiators anzeigen wollen. Dieses Feld wird erst angezeigt, nachdem eine Besprechung geändert wurde (d.h. ab Version 2).
- Zusagen
Sie können dieses Feld markieren, um die Einladung anzunehmen. Danach wird die Einladung nicht in den Posteingangsordner Gelesen transferiert. Sie wird aus dem Posteingangsfach entfernt und in Ihren Kalender eingetragen.
Bevor Sie zusagen, sollten Sie Ihren Kalender überprüfen (zum Beispiel mit dem "Kalender pruefen"-Feld oder der Befehlsfolge "Kalender datum ZEIGEN").
- Beantworten
Sie können dieses Feld markieren, um eine Antwort auf die Einladung zu senden. Daraufhin erscheint der "Beantworten"-Schirm, in dem Sie Ihre Antwort eingeben. Mit dem Befehl BESTAETIGEN versenden Sie Ihre Antwort. Weitere Informationen zum "Beantworten"-Schirm finden Sie bei der Beschreibung des BefehlsBEANTWORTEN im Abschnitt Befehle für den Posteingang.
Sie können dieses Feld zusammen mit den Feldern "Zusagen", "Absagen und Eingeben" oder "Absagen und Stoppen" markieren.
- Absagen und Eingeben
Sie können dieses Feld markieren, um die Einladung abzulehnen, sie aber trotzdem in Ihren Kalender einzutragen. In diesem Fall erhalten Sie alle weiteren Besprechungsänderungen. In Ihrem Kalender wird keine Zeit reserviert.
- Absagen und Stoppen
Sie können dieses Feld markieren, um die Einladung abzulehnen. Die Einladung wird vollständig aus Con-nect gelöscht (sie wird nicht im Papierkorb aufbewahrt). Sie erhalten keine Besprechungsänderungen.
Sobald Sie zu- oder absagen verschwinden die Felder "Zusagen", "Beantworten", "Absagen und Eingeben" und "Absagen und Stoppen".
Wenn Sie zusagen oder absagen, trägt Con-nect entweder "Zusage", "Absage" oder "Gestoppt" im "Empfaenger von (Besprechungsname)"-Schirm ein, damit jeder der eingeladenen Teilnehmer erkennen kann, wer zu der Besprechung kommen wird. (Dieser Schirm erscheint, wenn Sie den Befehl EMPFAENGER zusammen mit der Besprechung eingeben.)
Sie können auch zusagen nachdem Sie eine Einladung abgesagt und in Ihren Kalender eingeben haben und Sie können absagen nachdem Sie zusagt haben. Siehe die Beschreibung des Befehls AENDERN in diesem Abschnitt. Die Meldung im "Empfaenger von (Besprechungsname)"-Schirm wird entsprechend aktualisiert.
Anmerkung:
Solange Sie nicht zusagen oder absagen, bleibt die Besprechung in
Ihrem Posteingangsfach stehen.
Wenn der Initiator eine Besprechung absagt, wird der entsprechende Eintrag in Ihrem Kalender erst dann gelöscht, wenn Sie die Absagemeldung anzeigen. Sie erscheint mit Typ "Abgesagt" in Ihrem Posteingangsfach.
Wenn Sie die Absagemeldung anzeigen, erscheint zuerst ein Fenster mit der Absagemitteilung. Um das Fenster zu schließen und die Absagemeldung selbst anzuzeigen, müssen Sie EINGABE drücken.
11:59 * * * C O N - N E C T 3 * * * 13.Jan.2000
Buero LS Besprechung abgesagt von Eschberg,Georg Donnerstag
20.Jan.2000 0:00
Version 1
Datum von Don 20.Jan.2000 bis Son 23.Jan.2000
Uhrzeit von 0:00 bis 23:59
Betreff Urlaub
Kalender pruefen __ Tage vorher/nachher
Ort unter Palmen
Agenda Agenda zeigen _
Beschreibung
Notizen Notizen eingeben _ Notizen zeigen _
Historie zeigen _ Absagemitteilung zeigen _
Beantworten _ Behalten _
Loeschen _
Besprechung abgesagt - Eintrag behalten o. aus Kalender loeschen
Befehl / /
Enter-PF1---PF2---PF3---PF4---PF5---PF6---PF7---PF8---PF9---PF10--PF11--PF12---
Hilfe Menue Beend Post Memo Fach Dokum Notiz Kalen Funkt Letzt BefZe
|
Dieser Schirm enthält die folgenden Felder, die bei einer regulären Einladung nicht angezeigt werden:
- Absagemitteilung zeigen
Markieren Sie dieses Feld, um die Absagemitteilung anzuzeigen.
- Behalten
Markieren Sie dieses Feld, wenn Sie die Besprechung in Ihrem Kalender behalten wollen. Im "Kalender zeigen"-Schirm wird diese Besprechung als Typ "x B" (abgesagte Besprechung) angezeigt. Siehe Besprechungen verwalten.
- Loeschen
Markieren Sie dieses Feld, wenn Sie die Besprechung aus Ihrem Kalender löschen wollen.
Um eine Liste mit allen Besprechungen ab dem aktuellen Datum anzuzeigen, geben Sie die folgende Befehlsfolge in der Befehlszeile eines beliebigen Con-nect-Schirms ein (das Datum, das rechts neben dem Schirmnamen angezeigt wird, weist auf die nächste Besprechung hin):
Besprechung ZEIGEN
Um eine Liste mit allen Besprechungen ab dem von Ihnen eingegebenen Datum anzuzeigen, geben Sie die folgende Befehlsfolge in der Befehlszeile eines beliebigen Con-nect-Schirms ein (wenn es an diesem Tag keine Besprechungen gibt, beginnt die Liste mit der nächsten Besprechung in Ihrem Kalender):
Besprechung datum ZEIGEN
Um eine Liste mit allen Besprechungen in dem von Ihnen eingegebenen Zeitraum anzuzeigen, geben Sie die folgende Befehlsfolge in der Befehlszeile eines beliebigen Con-nect-Schirms ein:
Besprechung von-datum bis-datum ZEIGEN
Anmerkung:
Wenn Sie keine Jahreszahl eingeben, wird automatisch das aktuelle
Jahr angezeigt.
12:10 * * * C O N - N E C T 3 * * * 13.Jan.2000
Buero LS Kalender zeigen 14.Feb.2000 Donnerstag
Agenda
Bef Tag Datum Beginn Ende Typ Betreff Notiz Kalender
--- --- ----------- -------- -------- ----- ------------------------- --------
__ Mon 14.Feb.2000 0:00 23:59 B Tests ESH
__ Mon 21.Feb.2000 9:00 15:00 T Kundenbesuch A
__ Die 29.Feb.2000 10:00 14:00 T Ergebnisse N
__ Mon 6.Mae.2000 15:00 17:00 B Planung
__ Mon 13.Mae.2000 0:00 23:59 ? B * Reise
__ Die 14.Mae.2000 0:00 23:59 ? B > Reise
__ 0:00 23:59 ( B * Standards
__ Mit 15.Mae.2000 0:00 23:59 ? B > Reise
__ 0:00 23:59 ( B > Standards
__ Don 16.Mae.2000 0:00 12:00 ( B < Standards
__ 0:00 23:59 ? B < Reise
Geben Sie die Anfangsbuchstaben der unten gezeigten Befehle ein
Befehl / /
Absagen Aendern Antworte Ausgabe Drucken Empfaeng Info Kopieren Loesch
Oben Storno Zeigen
|
Die Besprechungen sind chronologisch sortiert. Es werden sowohl die Besprechungen angezeigt, die Sie selbst eingegeben haben, als auch die Besprechungen, zu denen Sie eingeladen wurden (d.h. die Besprechungen, zu denen Sie eine Zusage erteilt haben, oder die Besprechungen, die Sie abgesagt, aber trotzdem in Ihren Kalender eingegeben haben). Zu jeder Besprechung werden folgende Informationen angezeigt:
- Tag
Der Name des Wochentages.
- Datum
Das Datum der Besprechung.
- Beginn
Die Startzeit der Besprechung.
- Ende
Die Endzeit der Besprechung an diesem Tag.
- Typ
Die Art des Kalendereintrags: B für Besprechung.
Ein ! vor dem Typ bedeutet, dass die Besprechung von Ihnen initiiert wurde. Sie belegt Zeit in Ihrem Kalender. Sie ist weder in Arbeit noch wurde sie storniert.
Ein ( vor dem Typ kennzeichnet eine Besprechung, für die in Ihrem Kalender keine Zeit reserviert wird.
Ein ? vor dem Typ kennzeichnet eine Besprechung, die noch in Arbeit ist. Entweder wurden noch keine Teilnehmer angegeben oder die Einladungen wurden noch nicht an alle Teilnehmer verschickt.
Ein X (Großbuchstabe) vor dem Typ kennzeichnet eine abgesagte Besprechung, die von Ihnen initiiert wurde und die Sie in Ihrem Kalender behalten haben.
Ein x (Kleinbuchstabe) vor dem Typ kennzeichnet eine abgesagte Besprechung, die von jemand anders initiiert wurde und die Sie in Ihrem Kalender behalten haben.
Ein Stern (*) nach dem Typ kennzeichnet den ersten Tag einer Besprechung, die über mehrere Tage geht.
Ein > nach dem Typ bedeutet, dass die Besprechung an einem vorherigen Tag begonnen hat und am nächsten Tag fortgesetzt wird.
Ein < nach dem Typ bedeutet, dass die Besprechung an einem vorherigen Tag begonnen hat und an diesem Tag endet.
- Betreff
Der Betreff der Besprechung.
- Agenda/Notiz
Diese Spalte enthält ein A, wenn die Besprechung eine Agenda enthält. Sie enthält ein N, wenn die Besprechung geheftete Notizen enthält.
- Kalender
Ein Teilnehmerkennzeichen in dieser Spalte kennzeichnet eine Besprechung im Kalender eines anderen Teilnehmers.
Die Befehlsanzeige des "Besprech zeigen"-Schirms zeigt alle Befehle, die für Besprechungen gültig sind. Die Befehle sind im Abschnitt Befehle beschrieben. Für Besprechungen gelten folgende Ausnahmen:
Wenn der Initiator den Befehl ABSAGEN zusammen mit einer bestimmten Besprechung eingibt, und wenn keiner der Empfänger die Einladung gelesen hat, werden alle Einladungen aus den Posteingangsfächern der Empfänger gelöscht. Wenn jedoch auch ein Teilnehmer auf einem anderen Con-nect-Knoten eingeladen wurde oder wenn die Besprechungsversion größer als 1 ist, werden die Einladungen nicht gelöscht.
Wenn der Initiator den Befehl ABSAGEN zusammen mit einer bestimmten Besprechung eingibt, nachdem ein Empfänger die Einladung gelesen hat oder wenn ein Teilnehmer auf einem anderen Con-nect-Knoten eingeladen wurde oder wenn die Besprechungsversion größer als 1 ist, erscheint ein Fenster. In diesem Fenster kann der Initiator eine bis zu 10 Zeilen lange Absagemitteilung eingeben. Alle eingeladenen Teilnehmer und Arbeitsmittel finden die Absagemitteilung in Ihren Posteingangsfächern. Siehe Absagemitteilung für eine Besprechung erhalten.
Wenn der Initiator das "Besprechung im Kalender behalten"-Feld markiert, bleibt die Besprechung in seinem Kalender. Wenn er das Feld nicht markiert, wird die Besprechung aus dem Kalender des Initiators gelöscht - sie wird nicht im Papierkorb aufbewahrt. Die Besprechung wird jedoch nicht aus den Kalendern der einzelnen Teilnehmer gelöscht. Dies geschieht erst, wenn ein Teilnehmer die Absagemitteilung liest.
Wenn ein eingeladener Teilnehmer eine Besprechung mit dem Befehl ABSAGEN absagt, wird die Besprechung aus seinem Kalender gelöscht - sie wird nicht im Papierkorb aufbewahrt. An den Initiator der Besprechung wird keine Nachricht geschickt, dass der Teilnehmer nicht an der Besprechung teilnehmen wird. Wenn der Initiator jedoch den Empfangsstatus einer Einladung, die in der Zukunft stattfindet, mit dem Befehl EMPFAENGER überprüft, kann er sehen, dass die Besprechung abgesagt und gestoppt wurde.
Um eine Besprechung abzusagen, die über mehrere Tage geht, müssen Sie nicht jeden einzelnen Tag im "Besprech zeigen"-Schirm mit AB markieren - Sie können einen beliebigen Besprechungstag mit AB markieren, um die ganze Besprechung abzusagen.
Anmerkung:
Mitanzeige der Kalendereinträge eines anderen Teilnehmers: Sie
können die Besprechungen des anderen Teilnehmers nicht ABSAGEN.
Nur der Initiator der Besprechung oder ein Benutzer mit Zugriffsrechten für den Kalender kann weitere Teilnehmer einladen, sowie Datum, Zeit, Betreff, Ort oder Agenda ändern. Solange die Einladung von keinem Teilnehmer gelesen wurde und kein Teilnehmer auf einem anderen Con-nect-Knoten eingeladen wurde, kann der Initiator die gesamte Besprechung stornieren.
Eine Besprechung kann auch geändert werden, nachdem sie von einem Teilnehmer gelesen wurde.
11:50 * * * C O N - N E C T 3 * * * 25.Jul.2002
Buero LS Besprechung Aendern Donnerstag
Version 1
Teilnehmer ____________________________________________________________
Gewaehlt 0 Eingeladen 5 Freie Zeitspanne suchen _
Datum von 20.Dez.2002 to ___________ Keine Zeitbelegung _
Uhrzeit von 18:00___ to 23:59___ Separate Eintraege pro Tag _
Betreff Weihnachtsessen_____ Eingeben trotz vorhandener Termine X
Kalender pruefen __ Tage vorher/nachher
Ort ____________________________________________________________
Agenda ________________________________ Editor _ Agenda kopieren _
Beschreibung ____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
Notizen 0 Notiz eingeben _ Notizen zeigen _
Historie zeigen _ Aenderungsmitteilung eingeben _
Suchbegriffe _______________ _______________ _______________
_______________ _______________ _______________
Persoenlich _ oder Berechtigung zum Lesen 9 Aendern 9 Kopieren 9 Drucken 9
Angaben ergaenzen und zum Aendern EINGABE druecken
Befehl / /
Enter-PF1---PF2---PF3---PF4---PF5---PF6---PF7---PF8---PF9---PF10--PF11--PF12---
Hilfe Menue Beend Empf Frmat Funkt Letzt BefZe
|
Zusätzlich zu den Feldern im "Besprechung Eingeben"-Schirm werden folgende Felder angezeigt.
- Notiz eingeben
Markieren Sie dieses Feld, wenn Sie eine Notiz an die Einladung heften möchten. Siehe An eine Besprechung geheftete Notizen.
- Notizen zeigen
Wenn Notizen an die Einladung geheftet wurden, können Sie dieses Feld markieren, um die Notizen anzuzeigen.
- Historie zeigen
Markieren Sie dieses Feld, wenn Sie die Historie der Besprechung anzeigen wollen. Die Besprechungsversionen in chronologischer Reihenfolge, beginnend mit der neuesten Version.
Machen sie alle erforderlichen Änderungen und drücken Sie EINGABE.
Jetzt wird die Versionsnummer hochgesetzt. Die Besprechung wird als "In Arbeit" angesehen (d.h. die Besprechung wurde im Kalender eingetragen, die Einladungen wurden jedoch noch nicht gesendet).
Anmerkung:
Wenn Sie weitere Teilnehmer eingeben, aber keine anderen Änderungen
vornehmen, wird die Besprechungsversion nicht hochgesetzt. Mit dem Befehl
BESTAETIGEN werden die Einladungen an die neuen Teilnehmer versendet.
- Aenderungsmitteilung eingeben
Markieren Sie dieses Feld um eine Änderungsmitteilung einzugeben. Mit dem Befehl BEENDEN speichern Sie die Mitteilung und kehren zum "Besprechung aendern"-Schirm zurück. Wenn Sie keine Änderungsmitteilung eingeben, wird eine automatisch erzeugte Mitteilung verschickt, in der die Änderungen aufgelistet sind.
Wenn Sie vor dem Versenden (BESTAETIGEN) der Einladungen den Befehl BEENDEN eingeben, erscheint ein Fenster mit der Information, dass die Besprechung "In Arbeit" ist. Sie können nun EINGABE drücken, um die Besprechung zu sichern und die Bearbeitung zu beenden. Oder Sie markieren das entsprechende Feld, um Folgendes zu tun:
Weitere Änderungen vornehmen.
Zur vorherigen Version zurückkehren (diese Option wird nur dann angezeigt, wenn die Versionsnummer größer als 1 ist).
Besprechung absagen. Dies entspricht dem Befehl ABSAGEN: die Besprechung wird gelöscht. Diese Option ist zum Beispiel dann hilfreich, wenn Sie feststellen, dass die Besprechung nicht mehr erforderlich ist.
Geben Sie den Befehl BESTAETIGEN ein, um die Einladungen für die geänderte Besprechung zu versenden.
Anmerkung:
Eine geänderte Einladung wird im Posteingangsfach mit "Geaendert"
angezeigt. Siehe Posteingang
zeigen.
Wenn ein Teilnehmer eine vorherige Einladung akzeptiert hat, wird die Besprechung erst dann aus dem Kalender dieses Teilnehmers entfernt, wenn er die geänderte Besprechung anzeigt.
Wenn ein Teilnehmer die Besprechung abgesagt und gestoppt hat, erhält er auch nicht die geänderte Einladung (siehe Einladung zu einer Besprechung erhalten).
Wenn die Einladungen bereits versendet wurden, können die Teilnehmer, die zugesagt haben (oder die Teilnehmer, die abgesagt, aber die Besprechung trotzdem in ihren Kalender eingetragen haben), die Suchbegriffe, die Zeitbelegung und die Berechtigungsstufen ändern.
11:54 * * * C O N - N E C T 3 * * * 25.Jul.02
Buero ESH Besprechung Aendern Donnerstag
Version 1
Datum von 20.Dez.02__ bis ___________ Keine Zeitbelegung _
Uhrzeit von 18:00___ bis 23:59___
Betreff Weihnachtsessen_____
Kalender pruefen __ Tage vorher/nachher
Ort ____________________________________________________________
Agenda ________________________________ Agenda zeigen _
Beschreibung ____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
Notizen 0 Notiz eingeben _ Notizen zeigen _
Historie zeigen _ Aenderungsmitteilung zeigen _
Zusage 25.Jul.02 11:53 Absage _ Antwort _
Suchbegriffe _______________ _______________ _______________
_______________ _______________ _______________
Persoenlich _ oder Berechtigung zum Lesen 9 Aendern 9 Kopieren 9 Drucken 9
Angaben ergaenzen und zum Aendern EINGABE druecken
Befehl / /
Enter-PF1---PF2---PF3---PF4---PF5---PF6---PF7---PF8---PF9---PF10--PF11--PF12---
Hilfe Menue Beend Empf Frmat Funkt Letzt BefZe |
- Aenderungsmitteilung anzeigen
Wenn eine Änderungsmitteilung versendet wurde, können Sie dieses Feld markieren, um sie anzuzeigen.
- Absage/Zusage
Wenn ein Teilnehmer zusagt, werden der Zeitpunkt der Zusagen und das "Absage"-Feld über den Suchbegriffen angezeigt. Der Teilnehmer kann später immer noch absagen, indem er das "Absage"-Feld markiert.
Wenn ein Teilnehmer abgesagt und die Besprechung in den Kalender eingetragen hat, werden der Zeitpunkt der Absage wurde und das "Zusage"-Feld über den Suchbegriffen angezeigt. In seinem Kalender wird kein Zeitraum für die Besprechung reserviert; das "Keine Zeitbelegung"-Feld in seinem "Besprechung Aendern"-Schirm enthält ein X. Der Teilnehmer kann später immer noch zusagen, indem er das "Zusage"-Feld markiert.
- Antwort
Sie können dieses Feld markieren, um eine Antwort an den Initiator der Besprechung zu senden.
Wenn Sie eine Besprechung im Kalender eines anderen Teilnehmers AENDERN, können Sie keine weiteren Empfänger eingeben und Sie können nicht mit den folgenden Befehlen arbeiten: ABSAGEN, ANTWORTEN, BESTAETIGEN und STORNO. Sie können nur die Suchbegriffe, die Zeitbelegung und die Berechtigungsstufen ändern. Diese Einschränkungen gelten jedoch nicht, wenn Sie mit der Befehlsfolge "Buero buerokennzeichen BENUTZEN" auf das Büro eines anderen Teilnehmers zugreifen.
Wenn Sie der Initiator einer Besprechung sind, können Sie die Antworten auf Ihre Einladung lesen, indem Sie diese Besprechung mit AN markieren (ohne vorher Ihr Posteingangsfach anzuzeigen).
Wenn es nur eine Antwort gibt, wird sie sofort angezeigt. Wenn es mehrere Antworten gibt, wird eine Liste angezeigt, und Sie können die Antworten, die Sie lesen wollen, mit ZE markieren.
Anmerkung:
Mitanzeige der Kalendereinträge eines anderen Teilnehmers: Sie
können mit einer Besprechung nicht den Befehl ANTWORTEN eingeben.
Mit dem Befehl EMPFAENGER können sowohl der Initiator der Besprechung als auch alle eingeladenen Teilnehmer den Empfangsstatus der Einladungen überprüfen. Wenn Sie den Befehl EMPFAENGER zusammen mit einer bestimmten Besprechung eingeben, erscheint der "Empfaenger von (Besprechungsname)"-Schirm:
12:01 * * * C O N - N E C T 3 * * * 25.Jul.2002
Buero LS Empfaenger von (Standards) Donnerstag
Bef Empfaenger Gesendet am um Gelesen am um Typ Antwort
--- -------------------- ----------- -------- ----------- -------- ---- ------
__ Eshberry,John 25.Jul.2002 11:49 25.Jul.2002 11:53 O
Zusage 25.Jul.2002 11:56 ( Zusage 25.Jul.2002 11:53 )
__ Ohle,Katrin 25.Jul.2002 11:58 25.Jul.2002 11:59 O X
Absage
__ Mannheim,Frank 25.Jul.2002 11:58 25.Jul.2002 11:59 O
Gestoppt
Geben Sie die Anfangsbuchstaben der unten gezeigten Befehle ein
Befehl / /
Antworte Kopieren Storno Zeigen
|
Zu jedem Empfänger werden folgende Informationen angezeigt:
- Empfaenger
Alle eingeladenen Teilnehmer - hierbei spielt es keine Rolle, ob die Einladungen gleichzeitig an alle versendet wurden, oder ob nachträglich weitere Teilnehmer eingeladen wurden. Unter dem Namen wird angezeigt, ob ein Teilnehmer zugesagt oder abgesagt hat oder ob die Besprechung gestoppt wurde.
Wenn ein Teilnehmer nach der Zusage absagt (oder umgekehrt) wird auch das Datum dieser Aktion unter dem Namen angezeigt. Der aktuelle Status wird immer am Anfang der Zeile angezeigt. Die in Klammern stehenden Informationen beziehen sich auf die allererste Entscheidung des Teilnehmers.
- Gesendet am / um
Der Tag mit der Uhrzeit, an dem die Einladung gesendet wurde.
- Gelesen am / um
Der Tag mit der Uhrzeit, an dem der Empfänger die Einladung gelesen hat. Wenn Sie hier keinen Eintrag vorfinden, hat der Empfänger die Einladung noch nicht angezeigt.
- Typ
Die Versandart für eine Einladung ist immer O (Original). Ein A nach dem O bedeutet, dass der Teilnehmer ein Arbeitsmittel ist.
- Antwort
Ein X in dieser Spalte bedeutet, dass der Empfänger eine Antwort auf die Einladung gesendet hat. Wenn Sie selbst die Besprechung eingegeben haben und eine bestimmte Antwort lesen wollen, können Sie den Empfängernamen mit AN markieren.
Gültige Befehle für Teilnehmer, Büros und Transport Service-Empfänger: Sie können den Namen eines Empfängers mit KO oder ZE markieren:
Mit dem Befehl KOPIEREN erstellen Sie für diesen Empfänger einen Rufnamen. Das "Adresse auf Rufnamen kopieren"-Fenster erscheint und Sie können den Vorschlag für den Rufnamen im Fenster ändern. Drücken Sie anschließend EINGABE, um den "Adresse aendern"-Schirm aufzurufen.
Mit dem Befehl ZEIGEN zeigen Sie die vollständige Adresse des Empfängers an (in Abhängigkeit vom Empfängertyp erscheint entweder ein Fenster mit der Teilnehmer- oder Büroadresse oder ein Fenster mit Adressinformation für den externen Knoten).
Das "Info"-Fenster für eine Besprechung zeigt die Anzahl der Teilnehmer und Arbeitsmittel, die zugesagt oder abgesagt haben. Die Anzahl der offenen Einladungen (d.h. die Einladung wurde nicht zugesagt, abgesagt oder gestoppt) wird ebenfalls angezeigt.
13:53 * * * C O N - N E C T 3 * * * 13.Jan.2000
Buero LS Besprech zeigen 20.Jan.2000 Donnerstag
Bef Tag Datum Beginn +---------------------------------------------+
--- --- ----------- -------- ! Info ueber Besprechung !
__ Don 20.Jan.2000 0:00 +---------------------------------------------+
__ Fre 21.Jan.2000 0:00 ! Datum von 14.Mae.2000 bis 16.Mae.2000 !
__ Sam 22.Jan.2000 0:00 ! Uhrzeit 11:00 12:00 !
__ Son 23.Jan.2000 0:00 ! Betreff Standards !
! Version 2 !
__ Fre 10.Mae.2000 0:00 ! Erstellt 13.Jan.2000 10:34 !
__ Sam 11.Mae.2000 0:00 ! von Long,Sonja LS !
__ Son 12.Mae.2000 0:00 ! Geaendert 13.Jan.2000 13:42 !
in Die 14.Mae.2000 11:00 ! von Long,Sonja LS !
! !
__ Mit 15.Mae.2000 0:00 ! Zusagen Absagen Gestoppt Offen !
__ Don 16.Mae.2000 0:00 ! Teilnehmer 3 1 2 1 !
! Arbeitsm. !
+---------------------------------------------+
Befehl eingeben, PF-Taste druecken oder * zum Zeigen der Befehle
Befehl / /
Absagen Aendern Antworte Drucken Empfaeng Kopieren Storno Zeigen
|
Diese Funktion ist nützlich, wenn Sie ähnliche Besprechungen eingeben wollen, zum Beispiel mit denselben Teilnehmern über dasselbe Thema, aber an anderen Tagen; oder mit anderen Teilnehmern über dasselbe Thema.
Sie können eine bereits bestehende Besprechung mit dem Befehl KOPIEREN kopieren. Daraufhin erscheint der "Kopierte Besprechung aendern"-Schirm, der dem "Besprechung Aendern"-Schirm ähnlich ist.
Der "Kopierte Besprechung aendern"-Schirm enthält ein zusätzliches Feld, das nicht im "Besprechung Aendern"-Schirm angezeigt wird:
- Regelmaessig wiederholte Besprechung
Optional - Sie können dieses Feld mit einem beliebigen Zeichen markieren, um regelmäßige Besprechungen für einzelne Tage einzugeben.
Sie können maximal 90 regelmäßige Besprechungen für einzelne Tage eingeben.
Mit dieser Funktion können Sie nur Besprechungen eingeben, die nicht länger als 24 Stunden dauern.
Um regelmäßige Besprechungen für einzelne Tage einzugeben, müssen Sie ebenfalls das Feld "Eingeben trotz vorhandener Eintraege" mit einem beliebigen Zeichen markieren.
Diese Funktion sucht nicht nach freier Zeit.
Sie müssen keinen neuen Betreff für die regelmäßigen Besprechungen eingeben.
Sie sollten zuerst die Agenda editieren. Markieren Sie das "Regelmaessig wiederholte Besprechung"-Feld erst dann, wenn Sie die Agenda editiert haben.
Agenda und geheftete Notizen werden nicht mitkopiert.
Wenn Sie bereits eingegebene Empfänger wieder von der Empfängerliste streichen wollen, müssen Sie den Befehl EMPFAENGER im "Kopierte Besprechung aendern"-Schirm eingeben, um den "Empfaenger von (Besprechungsname)"-Schirm aufzurufen. Jetzt können Sie die zu streichenden Empfänger mit ST markieren (mit dem Befehl BEENDEN kehren Sie wieder zum "Kopierte Besprechung aendern"-Schirm zurück).
Wenn Sie eine Besprechung kopieren, die von einem anderen Teilnehmer initiiert wurde, wird dieser Teilnehmer automatisch auf die Liste der eingeladenen Teilnehmer gesetzt.
Tipp:
Wenn Sie eine abgesagte Besprechung ändern wollen, sollten Sie sie
kopieren und die daraus resultierende neue Besprechung ändern.
Wenn Sie alle versendeten Einladungen zurückziehen wollen, können Sie den Befehl STORNO zusammen mit der Besprechung eingeben.
Die Kopien der Einladungen, die Sie versenden, werden in Ihrem Kalender aufbewahrt, nicht in Ihrem Tageskopienfach.
Vorsicht:
Sie können die gesamte Besprechung nur dann stornieren,
wenn keiner der Teilnehmer die Einladung gelesen hat und wenn Sie
keinen Teilnehmer auf einem anderen Con-nect-Knoten definiert
haben.
Wenn einer der Teilnehmer die Einladung bereits gelesen hat, ist es nicht mehr möglich, die gesamte Besprechung zu stornieren. In diesem Fall erscheint ein Fenster, in dem Sie angeben können, dass die ungelesenen Einladungen an die lokalen Teilnehmer storniert werden sollen.
Wenn Sie nur einige Teilnehmer von der Empfängerliste streichen wollen (auch wenn einige der Empfänger die Einladung bereits gelesen haben), müssen Sie nicht die gesamte Besprechung stornieren. Sie können den Befehl EMPFAENGER zusammen mit der Besprechung eingeben, um den "Empfaenger von (Besprechungsname)"-Schirm aufzurufen und anschließend die Namen der zu streichenden Teilnehmer mit ST markieren. Sie können jedoch keinen Teilnehmer von einem anderen Con-nect-Knoten von der Empfängerliste streichen.
Wenn Sie eine Besprechung stornieren, wird sie nicht aus Ihrem Kalender gelöscht. Sie mit mit "In Arbeit" gekennzeichnet". Sie können alle Informationen AENDERN, und die Einladungen erneut versenden.
Um eine Besprechung aus Ihrem Kalender zu löschen, müssen Sie sie ABSAGEN.
Mitanzeige der Kalendereinträge eines anderen Teilnehmers: Sie können bei einer Besprechung nicht den Befehl STORNO benutzen.
Wenn Sie eine geänderte Besprechung anzeigen, erscheint zuerst ein Fenster mit der Änderungsmitteilung. Um das Fenster zu schließen und die Besprechung selbst anzuzeigen, müssen Sie EINGABE drücken. Wenn die Besprechung angezeigt wird, erscheint die aktuelle Versionsnummer unter dem Schirmnamen. Wenn Sie die Änderungsmitteilung jetzt wieder anzeigen möchten, können Sie das "Änderungsmitteilung zeigen"-Feld markieren.
Wenn Sie eine abgesagte Besprechung anzeigen, erscheint zuerst ein Fenster mit der Absagemitteilung. Um das Fenster zu schließen und die Besprechung selbst anzuzeigen, müssen EINGABE drücken. Wenn die Besprechung angezeigt wird, erscheint "Abgesagt" neben der Versionsnummer. Wenn Sie die Absagemitteilung jetzt wieder anzeigen möchten, können Sie das "Absagemitteilung zeigen"-Feld markieren.
Wenn Sie eine Besprechung anzeigen, bei der die Einladungen noch nicht gesendet wurden, erscheint "In Arbeit" neben dem Schirmnamen.
Wenn Sie eine Besprechung anzeigen, für die keine Zeitspanne reserviert wurde, erscheint rechts neben dem Datum "keine Zeitreservierung".
Wenn Sie eine Besprechung anzeigen, für die separate tägliche Einträge definiert wurden, erscheint rechts neben der Uhrzeit "taeglich".
Sie können Notizen an die Besprechung heften. Wenn die Besprechung geheftete Notizen enthält, können Sie das "Notizen zeigen"-Feld markieren, um sie anzuzeigen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt An eine Besprechung geheftete Notizen.
Wenn die Besprechung eine Agenda enthält, können Sie das "Agenda zeigen"-Feld markieren, um die Agenda anzuzeigen.
Wenn die Agenda angezeigt wird, können Sie sie KOPIEREN oder DRUCKEN.
Wenn Sie die Agenda kopieren, erscheint der "Dokument kopieren"-Schirm. Der Name Ihres Standardfachs wird in der "Fach"-Zeile angezeigt. Der Betreff der Besprechung wird in der "Von"-Zeile angezeigt. Der Name des Originaldokuments wird in der ersten Zeile der Beschreibung angezeigt. Wenn die Besprechung eine Beschreibung hat, wird sie in den folgenden drei Beschreibungszeilen angezeigt. Wenn die Besprechung Suchbegriffe hat, werden sie in den "Suchbegriffe"-Zeilen angezeigt. Weitere Informationen finden Sie bei der Beschreibung des Befehls KOPIEREN im Abschnitt Dokumente.
Wenn Sie den Befehl DRUCKEN in dem Schirm eingeben, in dem die Agenda angezeigt wird, wird die gesamte Besprechung gedruckt. Sie wird gemäß den Kriterien gedruckt, die in Ihrem Teilnehmerprofil (siehe Druckvorgaben) oder mit dem Befehl AUSGABE definiert wurden. Für eine Besprechung gilt die folgende Ausnahme: wenn das "Info"-Feld im "Druckvorgaben aendern"-Fenster oder im "Ausgabe am Drucker"-Schirm markiert ist, wird die Anzahl der Teilnehmer und Arbeitsmittel gedruckt, die zugesagt und abgesagt haben sowie die Anzahl der offenen Einladungen.
Sie können sowohl neue als auch bereits bestehende Notizen an eine Besprechung heften. Sobald eine Notiz vom Notizblock entfernt und an eine Besprechung geheftet wurde, wird sie nicht mehr zusammen mit den anderen Notizen aufbewahrt. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Notizblock.
Eine an eine Besprechung geheftete Notiz kann nicht wieder in eine Notiz am Notizblock umgewandelt werden. Wenn Sie eine geheftete Notiz von einer Besprechung ENTFERNEN, wird sie in ein Dokument umgewandelt.
Sie können bis zu 24 Notizen an eine Besprechung heften. Wenn Sie die Notizen später anzeigen, werden sie in derselben Reihenfolge angezeigt, wie Sie sie angeheftet haben.
Anmerkung:
Notizen sind nur für Ihren persönlichen Gebrauch bestimmt. Daher
werden sie nicht mit der Einladung zu einer Besprechung versendet. Wenn Ihr
Kalender eine Einladung zu einer Besprechung enthält, die von einem anderen
Teilnehmer initiiert wurde, können Sie Ihre eigenen Notizen an diese
Besprechung heften.
Die folgenden Themen werden unten beschrieben:
Um eine Notiz an eine Besprechung zu heften, müssen Sie die Besprechung zuerst ZEIGEN oder AENDERN.
Markieren Sie als Nächstes das "Notiz eingeben"-Feld und drücken Sie EINGABE.
15:55 * * * C O N - N E C T 3 * * * 13.Jan.2000
Buero LS Besprechung Aendern (In Arbeit) Donnerstag
Version 4
Teilnehmer _____________________ +---------------------------------------+
Gewaehlt 4 Einge ! Betreff der Notiz: ('*' zum Waehlen) !
Datum von 2.Mae.2000_ to 5.Mae. ! ________________________________ !
Uhrzeit von 9:00____ 12:00_ +---------------------------------------+
Betreff Marketingstrategie__ ! _ Notiz an aktuelles Objekt heften !
! _____________________________________ !
Ort Raum 400_____________ ! _____________________________________ !
Agenda _____________________ ! _____________________________________ !
Beschreibung _____________________ ! _____________________________________ !
_____________________ ! _____________________________________ !
_____________________ ! _____________________________________ !
Notizen 0 ! _____________________________________ !
Historie zeigen _ ! _____________________________________ !
Suchbegriffe _______________ ____ ! _____________________________________ !
_______________ ____ ! _____________________________________ !
Persoenlich _ oder Berechtigung z +---------------------------------------+
Befehl eingeben, PF-Taste druecken oder * zum Zeigen der Befehle
Befehl / /
Enter-PF1---PF2---PF3---PF4---PF5---PF6---PF7---PF8---PF9---PF10--PF11--PF12---
Hilfe Menue Beend Post Memo Fach Dokum Notiz Kalen Funkt Letzt BefZe
|
Wenn Sie eine neue Notiz an die Besprechung heften wollen, geben Sie einen oder mehrere Suchbegriffe in der Betreffzeile ein und darunter den Notiztext.
Wenn Sie eine existierende Notiz an die Besprechung heften wollen, geben Sie einen Stern (*) in der Betreffzeile ein und drücken EINGABE. Markieren Sie die Notiz(en), die Sie an die Besprechung heften wollen, mit einem beliebigen Zeichen und drücken Sie EINGABE. (Wenn Sie den Namen der Notiz kennen, können Sie auch den Namen in der Betreffzeile eingeben.)
Markieren Sie in beiden Fällen das Feld "Notiz an aktuelles Objekt heften" und drücken Sie EINGABE, um die Notiz vom Notizblock zu entfernen und an die gerade angezeigte Besprechung zu heften.
Das leere Notizblock-Fenster erscheint wieder, und Sie können weitere Notizen an die Besprechung heften oder die Funktion verlassen.
Sie können eine geheftete Notiz nur über die Besprechung anzeigen, an die sie geheftet wurde.
Um eine geheftete Notiz zu lesen, müssen Sie die Besprechung zuerst ZEIGEN oder AENDERN.
Die Anzahl der gehefteten Notizen wird in der "Notizen"-Zeile des "Besprechung zeigen"- oder "Besprechung aendern"-Schirms angezeigt.
Markieren Sie das "Notizen zeigen"-Feld mit einem beliebigen Zeichen und drücken Sie EINGABE, um die erste geheftete Notiz anzuzeigen.
Wenn mehrere Notizen an die Besprechung geheftet wurden, müssen Sie wiederholt EINGABE drücken, um alle Notizen anzuzeigen. Die Notizen werden sie in derselben Reihenfolge angezeigt, wie Sie sie angeheftet haben. Nachdem Sie alle Notizen gelesen haben, geben Sie den Befehl BEENDEN ein, um das Fenster zu schließen.
Sie können jede geheftete Notiz durch Überschreiben ändern. Wenn Sie das "Loeschen"-Feld der Notiz mit einem beliebigen Zeichen markieren und EINGABE drücken, wird die Notiz vollständig gelöscht (sie wird nicht im Papierkorb aufbewahrt).
Die gehefteten Notizen werden automatisch mit einer Besprechung gedruckt, wenn das "Notizen/Begleitschr."-Feld in Ihrem Teilnehmerprofil (siehe Druckvorgaben) oder den Ausgabeoptionen (siehe die Beschreibung des Befehls AUSGABE im Abschnitt Dokumente) markiert ist.
Ausführliche Informationen über das Drucken von Besprechungen finden Sie unter Besprechungen drucken.
Um eine geheftete Notiz zu entfernen, müssen Sie die Besprechung zuerst ZEIGEN oder AENDERN.
Geben Sie den folgenden Befehl ein:
ENTFERNEN
Daraufhin erscheint das "Vom aktuellen Objekt entfernen"-Fenster:
10:40 * * * C O N - N E C T 3 * * * 22.Okt.97
Buero LS Besprechung Aendern Mittwoch
Teilnehmer _______________ +---------------------------------------------+
Gewaehlt 0 E ! Vom aktuellen Objekt entfernen !
Datum von 10.Nov.97__ bis +---------------------------------------------+
Uhrzeit von 10:00___ bis ! Bef Geheftete Objekte Typ !
Betreff Verkaufsstrateg ! -- --------------------------------- ---- !
! __ N Sekt Txt !
Ort _______________ ! __ N Kuchen Txt !
Agenda _______________ ! __ N Folien Txt !
Beschreibung _______________ ! __ N Fragen Txt !
_______________ ! !
_______________ ! !
Notizen 4 ! !
! !
Suchbegriffe _______________ ! !
_______________ ! !
Persoenlich _ oder Berechti +---------------------------------------------+
Befehl eingeben, PF-Taste druecken oder * zum Zeigen der Befehle
Befehl / /
Entferne Funktion Loeschen
|
Sie können eine Notiz entweder ENTFERNEN oder LOESCHEN.
Wenn Sie eine Notiz ENTFERNEN, wird eine Kopie davon im Standardfach aufbewahrt. Sie erhält den Betreff der Besprechung als Beschreibung (der Name wird in Klammern angezeigt).
Wenn Sie eine Notiz LOESCHEN, wird sie vollständig aus Con-nect gelöscht. Sie wird nicht im Papierkorb aufbewahrt.
Markieren Sie die Notizen mit EN oder LO und drücken Sie EINGABE.
Der Name jeder markierten Notiz verschwindet aus dem Fenster.
Geben Sie den Befehl BEENDEN ein, um das Fenster zu schließen.
Anmerkung:
Wenn Sie alle Notizen löschen oder entfernen, wird das "Vom
aktuellen Objekt entfernen"-Fenster automatisch geschlossen.
Sie können entweder eine einzelne Besprechung oder eine Liste aller Besprechungen in einem bestimmten Zeitraum drucken.
Um eine Besprechung zu drucken, müssen Sie sie entweder in einem Schirm, in dem eine Liste von Kalendereinträgen angezeigt wird (dies gilt auch für die Besprechungshistorie), mit DR markieren, oder Sie geben den Befehl DRUCKEN in der Befehlszeile ein, wenn die Besprechung angezeigt wird. Wenn die Besprechung eine Agenda hat, wird die Agenda immer zusammen mit der Besprechung gedruckt.
Die Besprechung wird gemäß den Kriterien gedruckt, die in Ihrem Teilnehmerprofil (siehe Druckvorgaben) oder mit dem Befehl AUSGABE definiert wurden.
Für eine Besprechung gelten folgende Ausnahmen: Die Änderungsmitteilungen können nur vom "Besprechungshistorie zeigen"-Schirm aus gedruckt werden. Wenn das "Info"-Feld im "Druckvorgaben aendern"-Fenster oder im "Ausgabe am Drucker"-Schirm markiert ist, wird die Anzahl der Teilnehmer und Arbeitsmittel gedruckt, die zugesagt und abgesagt haben sowie die Anzahl der offenen Einladungen.
Wenn Sie den Befehl DRUCKEN in einem Schirm eingeben, in dem die Agenda angezeigt wird, wird die gesamte Besprechung gedruckt.
Sie können jederzeit eine Liste aller Besprechungen ausdrucken.
Geben Sie die folgende Befehlsfolge in der Befehlszeile eines beliebigen Con-nect-Schirms ein:
Besprechung von-datum bis-datum Dokument DRUCKEN
Die Parameter von-datum und bis-datum sind optional; sie bestimmen den zu druckenden Zeitraum.
Durch den optionalen Parameter "Dokument" wird Folgendes auch ausgedruckt: Beschreibung, Ort, Agenda (Name und Text) und geheftete Notizen. Die Notizen werden nur dann gedruckt, wenn das "Notizen/Begleitschr."-Feld in Ihrem Teilnehmerprofil (siehe Druckvorgaben) oder den Ausgabeoptionen (siehe die Beschreibung des Befehls AUSGABE im Abschnitt Dokumente) markiert ist. Wenn eine Besprechung über mehrere Tage geht, werden diese Informationen nur für den ersten Tag der Besprechung gedruckt.
Die folgenden Beispiele zeigen, wie Sie diese Funktion benutzen können:
| Besprechung 12.Apr Dokument DRUCKEN | Druckt alle Besprechungen ab dem 12. April mit Beschreibung, Ort, Agenda und Notizen. |
| Besprechung Dokument DRUCKEN | Druckt alle Besprechungen ab heute mit Beschreibung, Ort, Agenda und Notizen. |
| Besprechung 1.Jan 31.Dez DRUCKEN | Druckt alle Besprechungen vom 1. Januar bis zum 31. Dezember ohne Beschreibung, Ort, Agenda und Notizen. |
Anmerkung:
Wenn Sie keine Jahreszahl eingeben, wird automatisch das aktuelle
Jahr gedruckt.
Wenn ein Teilnehmer eine Besprechung in einem Gruppenbüro ändert (oder versucht, in verschiedenen Sessions auf dieselbe Besprechung zuzugreifen) und Sie den Befehl AENDERN, ABSAGEN oder STORNO mit derselben Besprechung eingeben, erscheint bei Ihnen ein Fenster mit dem Namen des Teilnehmers, der die Besprechung gerade ändert. Dies dient als Schutz, damit in einem Gruppenbüro nicht zwei Teilnehmer gleichzeitig eine Besprechung ändern können. Die Besprechung bleibt für Sie solange gesperrt, bis der aktive Teilnehmer den "Besprechung aendern"-Schirm mit BEENDEN oder MENUE verlässt oder bis der Befehl ABSAGEN oder STORNO erfolgreich ausgeführt werden konnte. Danach können Sie die Besprechung ändern.
Wenn eine Besprechung im "Besprechung Aendern"-Schirm bearbeitet wird und dabei eine Systemunterbrechung auftritt, wird die Besprechung gesperrt. Nach zwei Kalendertagen wird sie automatisch wieder freigegeben.
Wenn Sie den Befehl AENDERN, ABSAGEN oder STORNO zusammen mit einer gesperrten Besprechung eingeben, erscheint ein Fenster mit dem Namen des Teilnehmers, der die Besprechung zuletzt (als die Systemunterbrechung auftrat) bearbeitete und dem Zeitpunkt, wann die Besprechung gesperrt wurde.
Nur der Teilnehmer, der die Besprechung zuletzt bearbeitet hat, kann sie wieder freigeben, indem er das "Aufsperren"-Feld im "Besprechung nicht verfuegbar"-Fenster markiert (bevor sie nach 2 Tagen automatisch wieder freigegeben wird).
Die gesperrte Besprechung enthält nur die Änderungen, die beim letzten Drücken von EINGABE im "Besprechung Aendern"-Schirm gespeichert wurden.