Personenbezogene Daten löschen und anonymisieren

Zur Einhaltung der DSGVO müssen die personenbezogene Daten von Personen, die nicht mehr im Unternehmen beschäftigt sind, nach einem definierten Zeitraum gelöscht werden. In der PPM-Datenbank, in den PPM-Protokolldateien und in den Prozessdaten können personenbezogene Daten enthalten sein. Sie haben verschiedene Möglichkeiten, diese Daten zu löschen oder zu anonymisieren.

PPM-Datenbank

Wenn Sie einen Benutzer aus der UMC löschen, wird dieser nicht automatisch in PPM gelöscht. Sie müssen den Benutzer auch in PPM löschen. Öffnen Sie dazu die PPM-Administration –> Bereich Benutzerrechte, markieren Sie den Benutzer und löschen Sie ihn. Dadurch wird der Benutzer auch in der PPM-Datenbank gelöscht sowie alle zugehörigen Zuordnungen (Prozesszugriffsrechte, Favoriten usw.).

PPM-Protokolldateien

Für einige Vorgänge zeichnet PPM die Benutzer-ID (Benutzername) und IP-Adresse des Bearbeiters auf. Diese Daten werden dazu verwendet, potentielle Probleme während des Systemablaufs aufzudecken und zu beheben.

Die aufgezeichneten Benutzerdaten werden in kunden- und systemspezifischen Protokolldateien gespeichert. Sie müssen die zugehörigen Protokolldateien löschen, um die relevanten personenbezogenen Benutzerdaten zu löschen.

Sie finden eine ausführliche Beschreibung der Systemmeldungen und PPM-Protokolldateien im PPM Operation Guide > Kapitel PPM-Systemmeldungen.

Warnung

Wenn Sie Protokolldateien löschen, sind alle darin enthaltenen Daten verloren und können nicht wiederhergestellt werden.

Prozessdaten

Sie können personenbezogene Daten verbergen, die für den Import in PPM in Prozessdaten eingebunden sind. PPM bietet eine Funktion zur Verschlüsselung von bestimmten Attributen und Feldern mit personenbezogenen Daten, die aus dem Quellsystem extrahiert werden. Danach sind die Daten in PPM nicht mehr in Klartext sichtbar. Sie können diese Pseudonymisierung rückgängig machen, wenn Sie den korrekten Verschlüsselungsschlüssel in der PPM-UI bereitstellen. Dieses Verfahren ist nur für PPM-Systemadministratoren zugänglich.

Beachten Sie, dass nach dem Import der Prozessdaten und externen Daten in PPM, die enthaltenen personenbezogenen Daten nicht mehr geändert werden können. Sie müssen die Pseudonymisierung vor dem Import einstellen.