Viele Quellsysteme protokollieren die Bearbeitung eines Vorgangs durch Dokumentation von Statuswechseln oder bestimmten Systemzuständen. Diese werden in Form von System-Events (Quellsystemereignisse) mit ergänzenden Informationen gespeichert. Ein typisches Beispiel ist ein System zur Auftragsbearbeitung, bei dem das Anlegen eines neuen Auftrags oder die Fakturierung eines Auftrags gespeichert wird. Ein weiteres Beispiel ist das SAP R/3 SD-Modul, das die Zustände und Bearbeitungsfortschritte eines Auftrages in einzelnen Transaktionen dokumentiert.
Das Importieren von Prozessinstanzfragmenten im System-Event-Format des PPM-Systems erfolgt in drei Schritten:
Prozessfragmente und Mapping definieren
Alle in den Quellsystemdaten vorkommenden System-Event-Typen, die nach PPM importiert werden sollen (z. B. Auftrag anlegen, Auftrag fakturieren), müssen zuvor in der Fragmentdatei als Prozessfragmentdefinition in Form einer EPK angelegt werden. Zusätzlich muss in der Mapping-Datei festgelegt werden, welche System-Event-Typen beim Import welchen Fragmentdefinitionen zugeordnet werden sollen und welche Attribute nach PPM übernommen werden sollen. In der Mapping-Datei müssen Sie Attribute berücksichtigen, die das Berechnen der Kennzahlen als auch das Zusammenführen der Prozessinstanzfragmente zu einer Prozessinstanz ermöglichen (z. B. Zeitstempel, lfd. System-Event-Nummer, Auftragsnummer).
Generieren einer XML-Ausgabedatei des Quellsystems
Aus dem Anwendungssystem werden einzelne System-Events mit zusätzlichen Informationen (Attribute mit Realdaten) dem Aktivitätenfluss entsprechend in eine XML-Ausgabedatei ausgelesen.
Generieren der Prozessinstanzfragmente
Beim Datenimport wird für jedes System-Event der XML-Ausgabedatei die zugeordnete Fragmentdefinition (Typebene) gesucht und in die PPM-Datenbank kopiert. An die Objekte der Fragmentdefinitionskopie werden Attribute des System-Event mit Realdaten (z. B. Ausführungszeitpunkt, Bearbeiter, Auftrags- und Kundennummer) übertragen und so ein diesem System-Event entsprechendes Prozessinstanzfragment (Ausprägungsebene) in der PPM-Datenbank erzeugt.
Die folgende Abbildung verdeutlicht den Ablauf beim Generieren der Prozessinstanzfragmente: