Wenn Sie Dateien externer Beschreibungen aus ARIS öffnen, werden sie in dem Programm geöffnet, mit dem Dateien der Formate DOC oder DOCX verknüpft sind, z. B. Microsoft® Word. Dazu werden Sie in einem temporären Verzeichnis auf Ihrer Festplatte gespeichert, üblicherweise in ihrem Standard-Temp-Verzeichnis (bei installiertem Client) oder unter Temporary Internet Files (bei Verwendung des Download-Client).
Um die Dokumente zu bearbeiten benötigen Sie die entsprechenden Zugriffsrechte. Wenn Sie ein Objekt extern beschreiben möchten, benötigen Sie z. B. das Zugriffsrecht Schreiben für die Gruppe, in der das Objekt in der Datenbank abgelegt ist.
Sie können das Attribut Dokumentation im Modell platzieren. Das Programmsymbol des zugeordneten Textverarbeitungsprogramms wird angezeigt. Für das platzierte Attribut stehen Ihnen die Menüelemente Einfügen, Bearbeiten, Vorschau und Aktualisieren zur Verfügung.
Die Dateien der externen Beschreibungen gehören zur Datenbank, d. h., sie werden in der Datenbank gespeichert. Wenn Sie die Datenbank sichern und auf einem anderen Server rücksichern, stehen Ihnen die externen Beschreibungen auch dort zur Verfügung.
Externe Beschreibungen können aufgrund technischer Restriktionen nicht gesperrt werden, während sie im Editor geöffnet sind. Somit kann es vorkommen, dass eine externe Beschreibung von einem Benutzer in ARIS gelöscht wird, während sie von einem anderen Benutzer im Editor bearbeitet wird. In diesem Fall werden alle Änderungen der Beschreibung gelöscht, ohne dass der bearbeitende Benutzer darüber informiert wird.