Conceptualisation organisationnelle des entreprises

Les entreprises sont des configurations sociales complexes qui peuvent être divisées en unités synoptiques. Afin de maîtriser leur complexité, des organigrammes sont définis et des règles sont fixées. Le résultat de ce processus de structuration est appelé " organisation ". Par le passé, peu d'études ont été faites pour analyser le rôle des critères organisationnels par rapport à l'évolution des systèmes d'information. Des concepts d'entreprise modernes comme la production ou la gestion en flux tendu ou la production intégrée par ordinateur ont cependant un rapport étroit avec la conceptualisation organisationnelle de l'environnement d'analyse. C'est pourquoi le concept ARIS possède une vue descriptive spécifique pour l'organisation.

Dans la structuration organisationnelle de l'entreprise, on peut établir une distinction entre la structure organisationnelle et l'organisation opérationnelle.

L'organisation structurelle rassemble les règles relatives à la structuration statique de l'entreprise. L'organisation opérationnelle comprend les règles relatives aux tâches à exécuter par l'entreprise. Cette structure relative aux tâches dans l'optique d'une répartition de fonctions sur les responsables des tâches est traitée dans la vue de gestion de la Maison ARIS. La vue organisationnelle comprend ainsi essentiellement la représentation de la configuration de l'organisation structurelle.

L'agencement de l'organisation optimale d'une entreprise dans le but de réduire au maximum les dépenses en coordination se définit par rapport aux conditions environnementales et aux objectifs prévus. Ainsi, il est impossible de définir des structures organisationnelles optimales universelles dans le sens de structures de références.

La structure des unités organisationnelles peut s'orienter par rapport à différents critères.

La décomposition fonctionnelle est très répandue. Dans cette structure, tous les produits et domaines relèvent de chacune des fonctions de l'entreprise (approvisionnement, production, finances et comptabilité, ventes). L'avantage de la forte spécialisation des collaborateurs est toutefois contrebalancé par les coûts élevés de communication et de coordination entre les secteurs fonctionnels.

La conception et l'utilisation de systèmes d'information se sont également longtemps orientées selon cette décomposition fonctionnelle des entreprises. En observant des chaînes de processus globales dans l'optique de l'édition jointe d'objets de données de même catégorie, il est toutefois assez difficile de trouver le rapport entre les fonctions distinctes avec une telle structure.

Au sein du débat autour du traitement intégré de données, une banque de données unifiée pour soutenir les différentes fonctions est devenue inéluctable. L'intégration visée des fonctions mène néanmoins au résultat suivant : l'annulation de l'objectif de réduction de la complexité par la décomposition fonctionnelle.

C'est pourquoi d'autres critères de décomposition fonctionnelle sont souvent utilisés lors de la définition de l'objectif de l'intégration de la fonction.

Une décomposition selon des critères comme les zones ou les produits peut par ex. avoir lieu d'être. Une décomposition par produit est représentée schématiquement à la figure suivante (cf. Scheer, Wirtschaftsinformatik 1994, pp. 26 et suiv.).

Lors d'une organisation structurelle par zone, les unités organisationnelles sont définies selon la répartition géographique de l'entreprise ou du secteur d'entreprise. Cette organisation est particulièrement pertinente pour des fonctions de distribution, car les facteurs régionaux, comme les législations différentes, peuvent être pris en compte de manière plus précise.

Décomposition organisationnelle par produit

Une organisation structurelle par produit définit les unités organisationnelles pour les produits ou les groupes de produits. Ainsi, un maximum de fonctions possibles et pertinentes pour le groupe de produits correspondant sera intégré à un groupe de produits. L'objectif étant de réduire les dépenses en communication dues à la décomposition fonctionnelle. En revanche, des dépenses en médiation apparaîtront entre les systèmes partiels orientés groupes de produits.

Des formes organisationnelles mixtes sont souvent formées pour contrer ces effets. Ce type est représenté pour l'exemple Achat à la figure suivante (cf. Scheer, Wirtschaftsinformatik 1994, pp. 26 et suiv.).

Formes organisationnelles mixtes

Une décomposition uniquement fonctionnelle reviendrait à avoir un achat central responsable de tous les groupes de produits. Ainsi, tous les effets de synergie existant entre les groupes de produits pourraient être mis à profit, mais l'exécution d'un processus d'achat par toutes les fonctions partielles mènerait à de graves problèmes de prise de décision. Une répartition des fonctions d'achat parmi les différents groupes de produits a pour conséquence la création d'un service Achats par groupe de produits effectuant toutes les fonctions d'achat. Les effets de synergie, par ex. lors du choix des fournisseurs et de la négociation des contrats type, ne pourraient avoir lieu qu'avec un effort accru en prise de décision.

Dans la décomposition représentée ci-dessus, les fonctions d'achat, pour lesquelles beaucoup d'effets de synergie sont attendus, sont décomposées de façon fonctionnelle, c-à-d. qu'elles sont prises en compte par un poste d'achat central. Les fonctions devant respecter des besoins et des restrictions spécifiques à certains groupes de produits distincts sont décomposées de façon orientée objet par groupe de produits. Elles peuvent ainsi être impliquées en temps réel dans les déroulements de processus des différents groupes de produits. Le déroulement en soi des processus est donc exécuté dans des unités décentralisées, alors que les relations existantes entre les unités décentralisées sont prises en compte par le niveau de coordination supérieur et central.

Le concept ARIS accorde une attention particulière aux formes organisationnelles flexibles grâce à la perspective nettement orientée processus. La constitution de structures organisationnelles tenant compte simultanément de différents critères de décomposition s'impose tout particulièrement pour les approches orientées comptabilité, comme le concept de centre de profit.