Das Rollendiagramm dient generell der näheren Beschreibung von Prozessen. Im Vordergrund stehen die Organisationseinheiten, die an den Prozessen beteiligt sind, und deren Rollen. Charakterisiert werden die Objekte und ihre Beziehungen durch folgende Eigenschaften:
Eine Rolle ist unter Berücksichtigung von Berechtigungen an Prozessen beteiligt. Nicht nur die Durchführungsmöglichkeit ist bedeutend, sondern auch die Spezifizierung der Berechtigungsart im Prozess (eine Rolle ist „durchführend beteiligt“). Bei der Durchführung eines Prozesses mit einer bestimmten Berechtigung wird also die Beziehungskette Rolle - Beteiligung - Prozess (mit Beteiligung - Berechtigungsbedingung sowie Beteiligung - Berechtigungswert) aufgebaut.
Eine Rolle kann von Personen, Stellen oder Informationssystemen besetzt werden. Die Rolle bildet das Bindeglied zwischen den Prozessen und den an ihnen beteiligten Ressourcen. Sie wird durch eine Aggregation von Erwartungen an die an den Prozessen beteiligten Ressourcen definiert.
Die Durchführung eines Prozesses erfordert Fertigkeiten (Skills), die die beteiligte Rolle bzw. die zugewiesene Ressource aufweisen muss Um Rollen überhaupt prozessorientiert definieren zu können, müssen die Prozesse begutachtet und die Anforderungen der Prozesse an die beteiligten Personen/Systemen zu bestimmt werden. Anforderungen an Personen/Systeme heißt genauer: Unter Anforderungen wird hier das Wissen und die Fähigkeiten (Skills) der Personen/Systeme verstanden. Die Bewertung einer Fähigkeit wird durch eine zugeordnete Bewertungsskala standardisiert.
Im Rollendiagramm besteht damit die Möglichkeit, Prozesse und bestimmte Elementarprozesse abzubilden, die daran beteiligten Ressourcen darzustellen, ihre Fähigkeiten bzw. benötigte Fähigkeiten festzuhalten und ihre Berechtigungen wiederzugeben.
Im Beispielmodell werden die Anforderungen des Elementarprozesses an die Rolle (Fähigkeiten und Berechtigungen) und ebenso die Anforderungen der Elementarrolle an die Ressource hinsichtlich der Fähigkeiten und Berechtigungen gezeigt.
Das Diagramm wird dem jeweiligen Elementarprozess und der jeweiligen Elementarrolle hinterlegt. Durch die Hinterlegung des Diagramms am Elementarprozess können die Anforderungen aus der zugrunde liegenden Prozess-EPK (entspricht dem Prozessreferenzmodell) eingesehen werden. Durch die Hinterlegung an der Elementarrolle kann die Anforderung der Elementarrolle an die Ressource hinsichtlich ihrer Fähigkeiten und Berechtigungen aus dem Rollenstrukturdiagramm eingesehen werden.