Avec les confirmations, une entreprise peut prouver que les utilisateurs ont été informés d'un contenu ARIS publié ou de changements connexes, par exemple des changements dans les directives ou les processus, et que les employés ont confirmé pour montrer leur conformité. Des confirmations peuvent être utilisées, par exemple, pour les audits, les systèmes de gouvernance d'entreprise ou un système de gestion de la qualité. Un planificateur de processus de confirmation génère automatiquement un processus de confirmation et les confirmations à une date de début spécifiée. Vous pouvez définir si le processus est généré une seule fois ou si le processus est généré de façon périodique, par exemple une fois par trimestre ou par année.
Les utilisateurs qui ont le droit de fonction Administrateur de confirmation peuvent créer, éditer, activer, arrêter et rouvrir les planificateurs de processus de confirmation.
Vous pouvez définir les planificateurs de processus de confirmation dans les fichiers d'information des objets et des modèles (éléments ARIS Connect). Une fois la programmation de processus de confirmation activée et la date de début atteinte, le processus de confirmation et les confirmations sont automatiquement générés. Les grandes entreprises génèrent souvent plusieurs milliers de confirmations. Pour cette raison, la génération est effectuée par une tâche de serveur technique qui est spécifiée dans la configuration de système d'ARIS Risk & Compliance Manager (arcm.config.schedule.job.generator.confirmationprocess). La tâche de serveur est généralement exécutée la nuit. Pour de l'information détaillée sur la façon de configurer des programmations d'une tâche de serveur, reportez-vous à l'aide en ligne d'ARIS Risk & Compliance Manager.
Les utilisateurs responsables sont avisés automatiquement par e-mail. Les utilisateurs affectés aux processus de confirmation, les destinataires, confirment ensuite l'information publiée. Tous les utilisateurs et groupes d'utilisateurs dans ARIS Connect peuvent être affectés comme destinataires. Dès que tous les destinataires ont accepté leur confirmation, l'administrateur de confirmation est notifié que le processus de confirmation est terminé. Si certains destinataires n'ont pas accepté leur confirmation d'ici la date d'échéance, toutes les confirmations ouvertes sont fermées et définies à l'état Non terminé et l'administrateur de confirmation reçoit une notification au sujet du nombre de confirmations acceptées et non terminées. Les confirmations peuvent avoir l'état ouverte, acceptée et non terminée.