Mit Bestätigungen kann ein Unternehmen belegen, dass Benutzer über veröffentlichte ARIS-Inhalte oder damit zusammenhängende Änderungen informiert worden sind, z. B. Änderungen an den Richtlinien oder Prozessen, und dass die Angestellten deren Einhaltung bestätigt haben. Bestätigungen können beispielsweise für Audits, Corporate Governance-Systeme oder ein Qualitätsmanagementsystem verwendet werden. Ein Bestätigungsprozessplaner generiert automatisch einen Bestätigungsprozess sowie die Bestätigungen zu einem bestimmten Startdatum. Sie können bestimmen, ob der Prozess nur einmal oder wiederholt generiert werden soll, z. B. vierteljährlich oder jährlich.
Benutzer mit dem Funktionsrecht Bestätigungsadministrator können Bestätigungsprozessplaner erstellen, bearbeiten, aktivieren und beenden.
Sie können Bestätigungsprozessplaner in Steckbriefen von Objekten und Modellen festlegen (ARIS Connect-Elemente). Sobald der Bestätigungsprozessplaner aktiviert und das Startdatum erreicht ist, werden der Bestätigungsprozess und die Bestätigungen automatisch generiert. Große Unternehmen generieren oft mehrere tausend Bestätigungen. Aus diesem Grund wird die Generierung durch eine technische Server-Task ausgeführt, die in der Systemkonfiguration von ARIS Risk & Compliance Manager festgelegt wird (arcm.config.schedule.job.generator.confirmationprocess). Die Server-Task wird normalerweise über Nacht ausgeführt. Weitere Informationen zur Konfiguration von Server-Task-Zeitplänen finden Sie in der Online-Hilfe von ARIS Risk & Compliance Manager.
Die verantwortlichen Benutzer werden automatisch per E-Mail benachrichtigt. Die Benutzer, die dem Bestätigungsprozess hinterlegt sind, also die Adressaten, bestätigen dann die veröffentlichten Informationen. Als Adressat können alle Benutzer und Benutzergruppen in ARIS Connect zugewiesen werden. Sobald alle Adressaten ihre Bestätigungen akzeptiert haben, erhält der Bestätigungsadministrator eine Benachrichtigung, dass der Bestätigungsprozess abgeschlossen ist. Haben einige Adressaten ihre Bestätigung zum Fälligkeitsdatum nicht akzeptiert, werden alle offenen Bestätigungen geschlossen und auf den Status Nicht abgeschlossen gesetzt. Der Bestätigungsadministrator erhält eine Benachrichtigung über die Anzahl der akzeptierten und nicht abgeschlossenen Bestätigungen. Bestätigungen können den Status offen, akzeptiert und nicht abgeschlossen haben.