Le cas d'utilisation se fonde sur l'exemple du déroulement d'un traitement des crédits. Les activités de la gestion du changement décrites ci-dessous correspondent à celles définies dans le modèle de procédé. Le processus de traitement des crédits précédent est le point départ.Il sera modifié à cause du potentiel d'amélioration reconnu lors du cas d'application.
Les processus et bases de données indiqués sont fictifs et visent uniquement à illustrer un processus de gestion du changement et la fonction de gestion du changement dans ARIS.
Scénario
Après l'entrée d'une demande de crédit, la responsable s'informe dans la base de données GQ comme utilisateur de modèle des étapes de traitement et des procédures d'autorisation. Elle informe le responsable de processus des améliorations de processus possibles, qu'elle remarque pendant le traitement. Celui-ci ordonne la modification du processus en faisant intervenir le gestionnaire des améliorations qui veille à ce que le processus soit adapté par le modélisateur. Le responsable de processus peut maintenant présenter le processus modifié.
Cas d'utilisation
1.
Une demande de crédit déclenchant le processus de traitement des crédits est arrivée.
La responsable trouve la demande de crédit dans son panier et se familiarise en examinant les données de demande.
Pour pouvoir tenir compte des modifications du règlement de l'autorisation possibles et du déroulement temporel défini, la responsable doit consulter la description de processus actuelle. Elle s'informe à l'aide de la base de données GQ de l'entreprise en ouvrant le processus de traitement des crédits modélisés avec ARIS et en affichant les étapes de traitement actuelles. Elle constate que le traitement de la demande de crédit doit être autorisé par le supérieur hiérarchique à cause du montant du crédit demandé. Si le traitement est autorisé, elle effectue le traitement des crédits. Ensuite, le supérieur hiérarchique doit autoriser le versement du crédit.
L'achèvement du traitement des crédits s'effectue quand la responsable et le supérieur hiérarchique ont réalisés les activités définies dans le modèle Traitement des crédits. Le responsable de processus peut à présent évaluer l'évolution du processus.
2.
Le responsable du processus contrôle l'exécution du processus de temps en temps ou s'il dispose d'informations concrètes que le processus devait être modifié. Les raisons de modifications peuvent par exemple être de nouveaux outils ou des restructurations organisationnelles.
Le responsable du processus garantit le respect du processus défini en informant les participants au processus sur les modifications du processus et en assurant l'accès à la version actuelle de la base de données GQ. En outre, il discute la procédure actuelle avec les participants au processus.
Outre les informations fournies par les participants au processus, le responsable du processus profite des indicateurs provenant d'ARIS pour pouvoir évaluer l'efficacité des processus actuels, par exemple le temps de cycle de processus. Ces informations lui permettent de reconnaître s'il y a d'autres potentiels d'amélioration. Les potentiels d'amélioration et les conséquences peuvent être :
Le modèle de processus n'est pas actuel : Il sera mis à jour.
L'exécution du processus ne correspond pas à la procédure définie dans ARIS : Les collaborateurs sont formés.
La procédure définie dans ARIS montre des possibilités d'amélioration grâce à la vue sur le déroulement de processus
entier : Le modèle et le processus réel sont mis à jour.
(Cet aspect est décrit dans le cas d'utilisation présent.)
3.
Après l'achèvement du processus, la responsable peut reconsidérer le traitement des crédits en se fondant sur ses propres expériences. Il est possible que, lors du traitement, elle ait remarqué des déroulements défavorables qu'elle voudrait modifier.
Lors du traitement des crédits, elle a constaté que la procédure pourrait être accélérée. Comme l'expérience montre que la plupart des demandes de crédit n'est pas imprécise et donc est approuvée, la responsable reconnaît qu'on pourrait améliorer les processus si les responsables présélectionneraient les demandes de crédit déjà lors de leur entrée.
Le supérieur hierarchique devrait continuer à décider des demandes de crédit imprécises avant le traitement, c'est-à-dire les demandes de crédit dont les données sont incompatibles avec un traitement des crédits.
Pour les demandes de crédit précises, c'est-à-dire pour la plupart des demandes, l'étape de traitement Vérifier traitement de demande de crédit du chef de service devrait être supprimée. Au lieu de cela, il devrait vérifier les contrats de crédit après le traitement des crédits et prendre une décision définitive.
4.
La responsable discute de sa proposition avec le responsable de processus. Les deux considèrent la modification proposée comme une nette amélioration car elle entraînerait une réduction importante des temps d'attente des demandes et des rodages nécessaires :
Les demandes de crédit précises ne seraient plus soumises trois fois aux responsables mais seulement deux fois : une fois lors du traitement des entrées, une deuxième fois lors du traitement final.
Les demandes de crédit précises ne seraient soumises au supérieur hiérarchique qu'une fois, à savoir avant du traitement final. Il pourrait vérifier les demandes de crédit et décider de l'approbation du crédit après avoir examiné les données une seule fois.
La responsable et le responsable du processus décident de proposer une modification du modèle : La procédure pour les demandes de crédit imprécises doit être conservée et la procédure pour les demandes de crédit précises doit être redéfinie.
La responsable saisit la proposition concernant la modification du modèle à l'aide d'ARIS.
Pour ce faire, le responsable clique sur le nom du modèle dans l'onglet Explorateur tab, activez la barre de fonctions Contenu et sélectionne Gestion du changement > Remettre proposition. Le dialogue Remettre propositions d'amélioration s'affiche.
Elle s'informe d'abord dans le champ Propositions actuelles si aucun autre utilisateur de modèle n'a pas déjà proposé la même amélioration. Tel n'est pas le cas.
Elle s'assure ensuite que la langue dans laquelle elle veut saisir sa proposition soit sélectionnée.
Elle entre alors sa proposition d'amélioration.
Une fois la proposition d'amélioration entrée, elle l'enregistre en fermant le dialogue Remettre propositions d'amélioration en cliquant sur OK.
5.
Les propositions d'amélioration sont à disposition du gestionnaire des améliorations immédiatement après l'enregistrement.
Comme il dispose des droits requis, il sélectionne le nom de modèle Traitement des crédits, active la barre de fonctions Contenu et clique sur Gestion du changement > Éditer propositions. Le dialogue Editer propositions d'amélioration s'affiche.
Il sélectionne la langue souhaitée et évalue les propositions d'amélioration entrées dans cette langue.
Pour la proposition d'amélioration de la responsable il définit la mesure "Veuillez modifier le modèle selon la proposition".
Il entre la note : « Les exécutants du processus sont informés ».
Il détermine la priorité 9 pour cette mesure, car son entreprise a défini que le nombre plus élevé représente la priorité maximale. Il opte pour cette classification car cette modification du processus simple constitue un énorme gain de temps et, par conséquent, elle doit être réalisée rapidement.
Il entre la date du surlendemain comme date de fin.
Il définit l'état sur En traitement.
Comme responsable, il sélectionne le modélisateur Legrand dans la liste et ferme le dialogue en cliquant sur OK.
Aussitôt après que le gestionnaire des améliorations ait fermé le dialogue, le modélisateur responsable peut visualiser ses tâches.
6.
Pour afficher ses tâches, le modélisateur Legrand ouvre la base de données GQ dans l'onglet Explorateur.
Il sélectionne son nom puis clique dans la barre de fonctions Contenu sur Gestion du changement > Afficher propositions d'amélioration. Le dialogue s'ouvre et le modélisateur Legrand visualise les propositions qui lui ont été affectées. Il peut décider de n'afficher que les propositions qui lui ont été affectées.
Comme il dispose des droits requis, il clique avec le bouton droit de la souris sur le nom de modèle Traitement des crédits puis sur Ouvrir. Le modèle s'ouvre dans l'arrière-plan.
Il ferme le dialogue puis clique dans la barre de fonctions Contenu sur Gestion du changement > Éditer propositions. Le dialogue Editer propositions d'amélioration s'affiche.
Il sélectionne la langue souhaitée et examine les mesures définies ainsi que les attributs correspondants.
Le modélisateur Legrand constate qu'il ne peut pas respecter la date définie à cause d'autres tâches. Pour cette raison, il saisit une note correspondante, définit l'état du traitement sur Reporté et ferme la boîte de dialogue.
Comme le modélisateur Legrand ne peut pas réaliser la mesure d'amélioration, le gestionnaire des améliorations doit corriger les mesures définies.
Le gestionnaire des améliorations assigne la tâche de modification au modélisateur Simon.
Le modélisateur Simon trouve les mesures du modèle Traitement des crédits dans sa liste des tâches et effectue la modification du modèle.
Après, il saisit une note correspondante, définit l'état de la mesure sur Exécuté et ferme la boîte de dialogue. La mesure définie a été réalisée.
Le gestionnaire des améliorations affiche pour contrôle les changements de statut pour les mesures qu'il a définies. Dans le dialogue Éditer propositions d'amélioration il vérifie si les mesures ont été réalisées. Il active ensuite la case Exécuté : Réinitialiser tous les attributs de la gestion du changement. Après la fermeture du dialogue, la proposition d'amélioration est archivée et sortie par le dialogue Afficher historique de la gestion du changement du modèle (barre de fonctions Contenu > Gestion du changement > Historique).
Le gestionnaire des améliorations informe le responsable de processus de la modification du modèle Traitement des crédits.
7.
Le responsable de processus met en pratique la modification de processus réelle en informant les participants au processus de la modification et en assurant l'exécution du processus modifiée.
Désormais, l'exécution du processus s'effectue sur la base du modèle amélioré.