Manuelle Aufgabe

In einer EPK müssen folgende Modellierungskonventionen für Funktionen vom Typ Manuelle Aufgabe erfüllt sein:

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einem Bearbeiter manuelle Aufgaben zuzuordnen.

Zuordnung mit Organisationselementen und der Kante 'führt aus'

Die manuelle Aufgabe muss mit genau einem automatisierungsrelevanten Organisationselement mittels der Kante führt aus verbunden sein. Mögliche Organisationselemente dafür sind Person, Rolle, Stelle und Organisationseinheit.

Organisationselementen vom Typ Rolle oder Organisationseinheit muss mindestens ein Benutzer zugeordnet sein, der für die Prozessautomatisierung aktiviert ist, es sei denn, das Attribut Mitarbeiter binden ist gesetzt und/oder es gibt einen vordefinierten Benutzer.

Ist einer manuellen Aufgabe ein Organisationselement vom Typ Person zugeordnet, muss dieser Benutzer für die Prozessautomatisierung aktiviert sein.

Wird kein aktiver Benutzer gefunden, wird der Eskalationsmanager per E-Mail benachrichtigt. Ist auch kein Eskalationsmanager festgelegt, erhält die manuelle Aufgabe den Status Fehlgeschlagen.

Für die Kante führt aus können optional die Attribute Auswahl des Bearbeiters und Mitarbeiter binden gepflegt werden. Als Standardwerte werden Nur einer erforderlich und Gleiche Person(en) sollen bearbeiten (Mitarbeiter binden) verwendet.

Es ist möglich, im Datenfluss andere Daten zuzuordnen, die die oben beschriebene Zuordnung des Organisationselements überschreiben. Das sollte vermieden werden, es sei denn, das Attribut Auswahl des Bearbeiters an der Kante führt aus ist mit Alle der Vorauswahl gepflegt.

Zuordnung durch das Attribut 'Mitarbeiter binden'

Der Attributwert muss für alle manuellen Aufgaben innerhalb einer Prozessinstanz, die dem gleichen Organisationselement (Rolle oder Organisationseinheit) zugeordnet sind, einheitlich mit Mitarbeiter binden oder mit Vier-Augen-Prinzip festgelegt sein. Nur der Attributwert Keine Richtlinie kann mit jeweils einem der anderen Attributwerte innerhalb einer Instanz kombiniert werden.

Gleiche Person(en) soll(en) bearbeiten (Mitarbeiter binden)

Das Attribut Mitarbeiter binden mit dem Wert Gleiche Person(en) soll(en) bearbeiten (Mitarbeiter binden) wird nur berücksichtigt, wenn für das Attribut Auswahl des Bearbeiters der Wert Nur einer erforderlich gewählt ist. Dies entspricht auch den Standardeinstellungen.

Damit wird gewährleistet, dass der Benutzer, der die erste Aufgabe der Prozessinstanz bearbeitet, auch alle weiteren Aufgaben ausführt. Nur dann erhalten die Aufgaben den Status Abgeschlossen. Allerdings können diese Aufgaben in Meine Aufgaben (Liste) Meine Aufgaben an andere Bearbeiter übertragen werden (delegieren/Vertretung festlegen).

Beispiel

Die erste Aufgabe innerhalb einer Prozessinstanz ist der Benutzergruppe QM zugeordnet. Das heißt alle Personen, die diesem Organisationselement im Organigramm zugeordnet sind, können die erste Aufgabe bearbeiten. Wenn z. B. der Benutzer Peter Sonntag die erste Aufgabe bearbeitet, werden ihm alle weiteren Aufgaben innerhalb dieser Prozessinstanz zugeordnet.

Andere Person(en) soll(en) bearbeiten (Vier-Augen-Prinzip)

Ist das Vier-Augen-Prinzip für die Aufgaben einer Prozessinstanz festgelegt, müssen die Aufgaben von verschiedenen Bearbeitern ausgeführt werden. Dies wird gewährleistet, indem ab der zweiten manuellen Aufgabe innerhalb einer Prozessinstanz immer der Bearbeiter von der Ausführung ausgenommen ist, der bereits eine Aufgabe innerhalb der Prozessinstanz ausgeführt hat. Es ist jedoch möglich, die Aufgaben in Meine Aufgaben (Liste) Meine Aufgaben auf einen Bearbeiter zu übertragen (delegieren), der bereits eine Aufgabe in der Prozessinstanz ausgeführt hat.

Keine Richtlinie

Aufgaben für die das Attribut Mitarbeiter binden mit dem Attributwert Keine Richtlinie gepflegt ist, können von allen per Organisationselement zugeordneten Bearbeitern ausgeführt werden.

Wird eine Kette von Aufgaben, für die Mitarbeiter binden festgelegt ist, von einer Aufgabe mit dem Attributwert Keine Richtlinie unterbrochen, wird die nachfolgende Aufgabe mit Ressourcenbindung so behandelt, als wäre es die erste Aufgabe in der Prozessinstanz. Das heißt, die Aufgabe kann wieder von einem beliebigen Benutzer aus der zugeordneten Gruppe ausgeführt werden und die Ressourcenbindung wird für die nachfolgenden Aufgaben wieder neu festgelegt.

Beispiel

Es gibt vier Aufgaben innerhalb einer Prozessinstanz, die alle der Benutzergruppe QM zugeordnet sind, der Peter Sonntag und Frank Braun angehören. Die erste Aufgabe kann also von beiden ausgeführt werden. Peter Sonntag führt diese Aufgabe, für die Mitarbeiter binden und Nur einer erforderlich festgelegt sind, als erster aus. Dadurch wird ihm auch die zweite Aufgabe zugeordnet. Für die dritte Aufgabe ist keine Richtlinie festgelegt. Damit sind wieder beide Personen für die Ausführung zugeordnet. Dieses Mal ist Frank Braun schneller, wodurch ihm auch die vierte Aufgabe zugeordnet wird.

Zuordnung per Datenfluss mit dem Attribut 'Anmeldung des vordefinierten Bearbeiters'

Mit diesem Attribut kann der erste Bearbeiter von Aufgaben innerhalb einer Prozessinstanz festgelegt werden. Ist zusätzlich für das Attribut Mitarbeiter binden der Wert Gleiche Person(en) soll(en) bearbeiten (Mitarbeiter binden) festgelegt, wird damit der Bearbeiter für die komplette Instanz festgelegt.

Dieser vordefinierte Bearbeiter muss für die Prozessautomatisierung aktiviert sein und dem Organisationselement (Rolle oder Organisationseinheit) angehören, das der manuellen Aufgabe zugeordnet ist. Für das Attribut Auswahl des Bearbeiters muss der Wert Nur einer erforderlich gewählt sein. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, werden allen anderen Personen innerhalb diesem Organisationselement keine manuellen Aufgaben diese Prozessinstanz zugeordnet.